İç denetçilerin kendilerini ve mesleklerini, bağlı oldukları yani raporlama yapacakları yöneticiye iyi tanıtmaları çok önemlidir. En az bunun kadar önemli olan idarecilerin iç denetime olan bakış açılarını ve iç denetim ile ilgili düşüncelerini öğrenmektir. Algılanan ve gerçek arasındaki boşlukların giderilmesi ile etkin bir iletişim sağlanmış olur. İç denetçi kurum idarecisine kendisini işin başında kabul ettirmeye çalışmalıdır. İleride yapılacak faydalı çalışmalar ile iç denetçilerin kendilerini göstereceklerinden ve ön plana çıkacaklarından asla şüphemiz yok. Ancak daha henüz işin başında idareci ile iyi bir iletişim kurmak, beklentileri anlamak ve kendini anlatabilmek, destek sağlamak adına çok önemlidir. Üst yöneticiden alınacak destek ise iç denetçinin o kurumdaki geleceğini ciddi biçimde etkilemektedir.
İç denetçiler, kendilerini tanıtmak ve ihtiyaçlarını anlatabilmek adına aşağıdaki önerilerden faydalanabilirler:
ü Yöneticinin iç denetime ilişkin görüşü alınmalı? İç denetime nasıl bakıyor? Neler biliyor? Neler düşünüyor?
ü Mutlaka resmi bir sunum yapılmalı. Mümkünse projeksiyon cihazı kullanılmalı
ü Sunumlarda yöneticinin iç denetim ile ilgili bilgisi olmayan biri olduğu unutulmamalı. Teknik terminoloji veya mevzuat ağırlıklı bir konuşma yapılmamalı
ü Sunumlarda açık, net, kısa ve öz olunmalı. Yöneticiyi sıkacak, ilgisini dağıtacak uzunlukta sunum yapılamamalı
ü Birim yönergesi veya yönetmeliğinin neden önemli olduğu açıklanmalı. Yöneticinin bu düzenlemeyi ve kapsmaını en kısa sürede kabul etmesinin teşkilata verilecek mesaj açısından önemi vurgulanmalı.
ü Yönetici açısından önemli olan hususlar şunlardır:
o İç denetimin dayanağı nedir?
o İç denetim nedir? Ne işe yarar?
o İç denetimin bana ne faydası var? Neden ihtiyaç duyayım?
o İç denetçiler ne tür faaliyetlerde bulunacaklar?o İç denetimin diğer denetimlerden farkı nedir?
Bu hususların net bir şekilde açıklanması gerekiyor. Yöneticilerin kafasında bu tür sorular olacaktır, buna dikkat edilmeli.
ü İç denetim olarak yöneticiden destek sağlanmasının önemi iyi açıklanmalı. Yöneticinin teşkilata resmi ve resmi olmayan kanallardan iç denetime destek mesajları vermesi istenmeli. Örneğin, birim başkanlarına hitaben gönderilen bir yazı çok etkili olacaktır. İç denetime olan güveni belirten ve destek olunması gerektiğine işaret eden.
ü İç denetimin evrenselliğinden, özellikle uluslararası kuruluşların iç denetime verdikleri önemden (AB, IMF, OECD, vs.) bahsedilmeli. Yeni Türk Ticaret Kanunu, Basel II prensipleri gibi bazı düzenlemelerin iç denetimi nasıl güçlendirdiğini açıklayın. Özellike AB ile uyum sürecinde iç denetime yapılan vurguyu açıklayın.
ü İç denetimin bir onay makamı olmadığı, günlük rutin işlerden uzak tutulması gerektiği iyi anlatılmalı (özellikle mali konularda-harcama, bütçe, vs.).
ü Soruşturma yapmaları konusunda iç denetçilerin zorlanmamaları gerektiği ifade edilmeli. Bunun sakıncaları açıklanmalı.
ü Etkin olmayan bir iç denetimin verebileceği zararlar gerçek dünyadan örnekler ile sunulmalı.
ü Sunulacak hizmetler yöneticiye açık ve yalın bir dille anlatılmalı. Örneğin: kurumun rontgen ve MR’ının çekilmesi, kurum operasyonlarının iyileştirilmesi, kurum içinde kaçak ve hileli işlemlerin önlenmeye çalışılacağı gibi.
ü İç denetimin, yöneticinin güvenilir ve teknik donanımı yüksek bir danışmanı olduğu hususu vurgulanmalı. İç denetim kuruma değer katmak ve yöneticiyi bir ölçüde risklere karşı korumak için var denilmeli.
ü Dünyada ve Türkiye’de iç denetimin durumundan bahsedilmeli ve gelişmenin bu yönde olduğu ifade edilmeli.
ü İç denetçiler aldıkları eğitim ve mesleki yetkinliklerinden de kısaca bahsederlerse yerinde olacaktır.
ü Şu ana kadarki hususların belki de en önemlisi, iç denetçilerin bağlı bulundukları yönetici ile periyodik toplantı yapmak hususunu yöneticiye kabul ettirmeleridir. Yönetici ile periyodik (haftalık, aylık, 3 aylık) görüşmeler talep edilmeli. Bunların resmi bir yapıda olmasına özen gösterilmeli.
ü Resmi periyodik görüşmeler dışında ayrıca olası kritik veya acil hususlar için kendisine erişim yetkisi talep edin. Üst yöneticiye erişim kanallarını açık tutmaya çalışın.
ü Sadece denetçi değil, aynı zamanda danışman olduğunuzu üstüne basa basa vurgulayın. Ancak danışmanlığın kapsamının risk, kontrol ve yönetsel konular ile sınırlı olacağını açıklayın.
ü İç kontrol, risk yönetimi ve kurumsal yönetim kavramları ile bunların önemini basit ve yalın bir dille açıklayın. Örnekler verin. Somutlaştırın.
ü İhtiyaç duyulan denetim kaynakları ile ilgili mutlaka bilgilendirme yapın. İç denetimin yönetici desteği kadar, başka bazı kaynaklara da ihtiyaç duyabileceğini ifade edin. Danışmanlık, eğitim, dış kaynak kullanımı gibi ihtiyaçlarınız olacağını, bunların mükemmel bir iç denetim sistemi kurmak için önemli olduğunu vurgulayın. Denetçilerine kaynak konusunda yardımcı olan diğer kurumlardan örnekler verin.
ü Yöneticinize, kurumunuzun kendi sektöründe iç denetim alanında öncü olmasını sağlayabileceğini ifade edin. Bunun itibara olan katkısından bahsedin. Kurumsal yönetim açısından sağlayacağı katkılardan bahsedin.
ü Kurum yönetiminin gözü, kulağı olacağınızı vurgulayın.
ü Yöneticinin sizi kişisel olarak tanımasını ve sizinle ilgili olumlu görüş edinmesini sağlayın.
ü Görüşmelerinizde ciddi, kararlı, bilgili, sıcak, iletişime açık ve uyumlu bir tavır sergileyin. Kılık kıyafete özen gösterilmesi yerinde olacaktır. Bilgili olduğunuzu gösterin. Kendinize güveninizi gösterin.