İş hayatında 20. yılımı geride bırakıyorum. Dolu dolu 20 sene. Bunun tamamı dış denetim, iç denetim, risk yönetimi, iç kontrol, yönetişim, stratejik yönetim, değişim yönetimi, üçlü savunma hattı entegrasyonu ve yönetim kalitesi ile yönetsel performansın artırılması üzerine çalışmalar ile geçti. Bu alanlar ile ilgili olarak çoğu büyük ölçekli 50′den fazla şirket, 20′den fazla finansal kuruluş, 40′dan fazla kamu idaresi ve mahalli idare ile çalıştım, yönetim danışmanlığı veya bağımsız yönetim kurulu üyeliği hizmeti verdim. Bunları kendimi övmek için de yazmadım. Yazma amacım şu; bu 20 sene içinde gördüğüm çok net bir korelasyon var. Bir organizasyonun, bu banka, kamu idaresi veya sanayi kuruluşu fark etmez, yönetim kalitesi ile iç kontrol sisteminin kalitesi arasında büyük bir ilişki var.
İç kontrol sistemi güçlü olan yapıların, daha iyi yönetilebildiğini, daha rahat yönlendirilebildiğini, daha verimli ve akıllı çalıştığını defalarca gözlemledim. İç kontrol sistemi olmayanların veya belirli bir sistematik ve metodolojiye bağlı olmayanların ise kişilere bağımlı, hile ve suistimallere açık, verimsiz, hantal ve kontrolsüz yapılar olarak kayıplara uğradıklarını gördüm. İç kontrol sisteminin “kontrol etmek” veya “denetlemek” değil, “kontrol altına alıp iyi yönetmek” olduğunu anlayan tüm organizasyonlar, temellerini güçlendiriyor. Bu konuda birlikte çalıştığım pek çok iyi şirketi örnek verebilirim. Bu şirketlerin sadece EBITDA’ları değil, kurumsal yönetim ve kurumsal yapıları da çok güçlüydü. Bunun bir tesadüf olmayacağına emin olacak kadar akademik çalışma ve test yaptım.
Sizlere tavsiyem içinde bulunduğunuz organizasyonda bir check up yaparak, iç kontrol sistemine yönelik bir değerlendirme yapmanız olacaktır. Eğer iç kontrol sisteminiz yeterince güçlü değilse işiniz çok güçlü “tek adam” liderlere, konjonktüre, KDV indirimlerine, devlet teşviklerine, zafiyetlerinizi farkında olmayan, aşırı optimist ve bilinçsiz yatırımcılara kalır. Bugün dünyada ürün veya hizmetiniz çok farklı, kaliteli olması yetmiyor, artık bunun sürdürülebilir ve disiplinli olarak sağlanması da gerekiyor.
İç kontrol sisteminizdeki zafiyetlerin yönetim kalitesine olumsuz etki edeceğini söylemiştim. Peki yönetim kalitesinin kötü olduğunu nereden anlarız? Sizin organizasyonunda aşağıdaki durumlar kısmen veya tamamen mevcut ise, yönetim kalitenizin finansallarınızdan bağımsız olarak kötü olduğunu iddia edebiliriz. Mevcut durumda başarılı olsanız bile bu fazlasıyla kişiye veya konjonktüre bağlı olacaktır.
Peki bu olumsuz durum, koşul ya da olaylar nelerdir?
Sizden ricam kendi şirketiniz için, gerekirse şirketi tanıyan diğer arkadaşlarınızı da yanınıza alarak, aşağıdaki soruları cevaplayın. Bu tür durum ya koşullar sizde mevcut mudur? Tamamen, Kısmen ya da Yok şeklinde cevaplarınızı kayıt altına alın. Tamamen 2 puan, Kısmen 1, Yok ise 0 puan olarak puanlayın. Sonra puanlarınızı toplayın.
1) Yönetimde, işlerde ve kararlarda bazı kişilere aşırı düzeyde bağımlılık, en üst dahil her seviyede yedekleme olmaması, haleflik sistemi bulunmaması,
2) Şirket içinde üst seviyede stratejik yönetim ile entegre hedefler ile yönetim bulunmaması, bulunsa bile hedeflerin iyi belirlenememesi, belirlense bile hedeflerin alt birimler, süreçler ve personele doğru ve etkin şekilde dağıtılamaması, ölçülememesi,
3) Şirket içinde çıkan operasyonel sorunlara yönelmekten, üst yönetimin daha stratejik, vizyoner konulara yönelecek zamanı kalmaması, operasyonel sorunların yükü altında hatalı stratejik ve yönetsel kararlar verilebilmesi,
4) Orta üst ve büyük ölçekli şirketlerde YK-İcra ayrışmasının net tanımlanmamış olması, YK ve üst yönetimin iç içe olması,
5) 2. veya 3. Kuşağın liderlik ve yönetime hazırlanmasının sistemsel olarak ve planlı yürütülmemesi,
6) Şirketin gerçek ürün veya hizmet maliyetlerini hesaplayamaması, bir maliyet sistemi olmaması ya da hatalı olması,
7) Şirket yönetim kurulu ve üst yönetimine, ihtiyacı olan mali ve operasyonel bilgiler yerine, bir bilgi bombardımanı yapılması ve gereksiz raporlama yükü altında, aradıkları bilgileri bulamamaları, güncel bilgileri alamamaları,
8) Sorunların önceden öngörülüp, tedbir alınarak kayıpların azaltılması yerine, sorunların kayba dönüşüp, şirketi zor durumda bırakması ve kriz yönetimi gerektirmesi, sorumluların tespiti ile yetinilmesi,
9) Sistem/süreç eksikliğinden, kişilere bağlı devam edip çok istense bile direnç nedeni ile kurumsallaşamama,
10) Kurumsallaşmayı bürokrasi olarak düşünüp uzak durma eğilim,
11) Yönetim ve personelin moral ve motivasyonunun devamlı düşük olması, yüksek “turnover”, büyük yatırım yapılan veya beklenti içinde olunan potansiyelli yönetici ve personelin rakiplere kaybedilmesi,
12) Şirket içinde yaşanan operasyonel sorunların kök sebepleri, sorumluları ve çözüm yolları ortaya koyulamadığından sıklıkla tekrarlanması, kalite sorunları ve reklamasyon ve itibar kayıplarına dönüşmesi,
13) Şirket içi suistimaller ve hileli işlemler bulunması, bir kısmının tespit edilmesi, bunların bir kısmının devam ettiğine ancak tespit edilemediğine dair şüpheler,
14) Şirket içi görev, rol ve sorumlulukların dağılımında problemler yaşanması, rol ve sorumluluğun net olmaması, işlerin ve projelerin sürüncemede kalması veya tamamlanamaması,
15) Süreç değil fonksiyon odaklı bir bakış açısı ile kendi sorumluluk alanı dışında olduğu düşünülen konulara kimsenin el atmaması, bu tür işlerin ortada kalması, sahipsiz vaziyette çözüm beklemesi,
16) Şirket içinde kurumsal yönetim yerine, “klan yönetimi” dediğimiz, kayırmacı ve ayrıştırıcı bir yönetim grubu oluşması, bu grubun diğer insanlara yaşam alanı tanımaması,
17) Mobbing (tehdit algılama, sindirme, gönderme, alternatifsiz kalma) görülmesi, bunun cezasız kalması,
18) Şirket içinde Y kuşağının ve kuşak çatışmalarının etkili yönetilememesi nedeniyle, yetenekli ve çalışkan Y kuşağı personelin işten ayrılması,
19) Şirket içinde bir yetenek havuzu oluşturulmaması, içeriden yönetici yetişmemesi, yeteneklerin elde tutulamaması,
20) Şirket içi etik kuralların sıkça ihlali, şirket çıkarlarını değil, kişisel çıkarları ön plana alan ben merkezli bir yönetim anlayışı,
21) Performans baskıları ile kişilerin doğru ve ahlaklı seçimler yapmaktan uzaklaşması, performansın dürüstlük ve doğruluğa tercih edildiği bir iş ortamı,
22) Şirket içinde birimlerin ve fonksiyonların kendilerini ayrı birer cumhuriyet olarak görmeleri, diğer birimler ile iletişim kurmamaları, takım çalışmasına sıcak bakmamaları, ortak alınması gereken kararlarda topu birbirlerine atmaları,
23) Şirket içinde gereksiz bürokrasi, fazla yönetim katmanları oluşması, kişiye özel iş pozisyonları üretilmesi, bunun kurumsallaşma sanılması,
24) Şirket içi gereksiz bir raporlama trafiği oluşması, rapor hazırlamaktan işe odaklanamama,
25) Şirket içinde verilere dayalı hesap verme değil, hataları savunma kültürü oluşması,
26) Bilgi sistemlerine ihtiyacın dışında gereksiz yatırımlar yapılması ve tüm çözümün BT’ de olduğunu düşünerek, şirkete son derece lüks kalacak yazılım ve donanım çözümleri alınması ve bunların atıl kalması,
27) Şirket Yönetim Kurulu ile Üst Yöneticilerin arasındaki ilişkinin kurumsal olmaması ve laçkalaşması veya YK’nın yetersizliği nedeniyle, hesap sorma mekanizmasının devreye girmemesi,
28) Hatalı danışmanlar ile çalışılması nedeni ile, hiç bir çıktı elde edilmeyen, şirket faaliyetleri ve süreçleri içinde içselleştirilmeyen çalışmalara yüksek ücretler ödenmesi,
29) Tedarikçiler ile ilişkilerde aşırı bağımlılık ya da tedarikçi ile çalışmaların en düşük kurumsallık seviyesinde yürütülmesi,
30) Şirket bünyesinde iç kontrol ve risk yönetimi sistemleri bulunmaması, canlı olmaması, işler ile entegre yürütülmemesi
31) İç denetimin doğrudan icraya bağlı olması, iç denetimin Denetim komitesi aracılığıyla YK’na bağlı olmaması nedeni ile bağımsız ve tarafsız olamaması, verim alınamaması,
32) Mali verilerin dış denetimden geçmemesi, objektif bir görüş alınarak mali durumun net olarak tespit edilememesi,
33) Yönetim Kurulu ve üst yönetimin herseyini bilirim havasında olup, aşağı kademelerden görüş ve öneri toplamaması, yeni fikirlerin gelişeceği bir ortam sağlamaması,
34) Stratejik yönetimin bulunmaması, stratejinin 2-3 kişinin kafasında olması veya stratejik yönetim yaklaşımları bulunsa bile bunların etkin bir şekilde yürütülmemesi.
