Ülkemiz bir yerel seçim sürecini daha geride bıraktı. Pek çok büyükşehir ve il belediyesi siyasi açıdan el değiştirdi, bazıları aynı siyasi partide kalsa da başkan değişikliğine gitti, az sayıda belediyede ise yönetim aynı kişilerde kaldı.
Şüphesiz yerel seçim sonuçları tek bir konuya işaret ediyor: iktidar veya muhalefet fark etmez, belediye başkanları büyük bir performans göstermek zorunda. Yani belediyeleri iyi yönetmek zorundalar. Aksi halde, bir sonraki seçimde en önemli paydaş olan halk tepki verecek ve belediyeler el değiştirecektir.
İyi yönetmek dediğimizde belediye başkanlarının işi gerçekten zor. Siyasi etkiler, siyasi talepler, mali yetersizlikler, norm kadro fazlası personel, süreçlerin tanımsız olması, iç kontrol sistemi olmaması, verimsizlik, suistimaller, hizmet süreçlerinin yavaşlığı, kurumsal yapı olmaması, kişilere bağımlılık ve liyakat ilkesinin göz ardı edilmesi, kötü veri yönetimi ve yetersiz bilgi sistemleri gibi pek çok riskten dolayı yönetmek zor bir iş olacak.
O halde yeni dönemde, özellikle de yeni seçilen ve ilk defa Belediye yönetecek veya belirli bir belediyeyi ilk defa yönetecek Başkanların etkili yönetimi sağlaması, kendileri açısından en kritik konu olacak.
Peki bunca mali, operasyonel, yasal ve itibari risk ile karşı karşıya olan başkanlar, belediyeleri nasıl etkili yönetebilir? Bu konuda nasıl bir strateji izlemeliler?
Bu noktada aşağıdaki şekilde önerdiğim yaklaşımın son derece başarılı sonuçlar verebileceğini belirtmek isterim. Geçmişte pek çok büyükşehir ve büyükşehir ilçe belediyesine yönetim sistemlerini güçlendirmek ve yönetim kalitesini artırmak amacı ile danışmanlık hizmeti sağladığımdan, bu konuda çok net ve sağlıklı bir reçetem var.
Belediye başkanlarının işe yönetecekleri alana ilişkin bir fotoğraf ile başlamalarının çok önemli olduğunu düşünüyorum. Bu değerlendirme çerçevesinde Belediyenin mevcut süreçleri, kapasitesi, riskleri, sorunları, fırsat alanları, güçlü ve zayıf yanları, memnuniyetsizlikler, belediye kültürü vb. konularda ciddi bir veri toplanmış olacaktır. Bu değerlendirme, bünyesinde SWOT analizini de içereceğinden, bir sonraki aşama olan stratejilerin belirlenmesi açısından da önemli bir girdi sağlayacaktır.
Bu veri toplanmadan, 5 yıllık dönem için strateji belirlemek ve etkili yönetmek imkansız hale gelmektedir. Belediye başkanları belediyenin organizasyon yapısı, süreçleri, görevleri, kültürü, güçlü ve zayıf yanları, risk ve tehditleri, fırsatları ile ilgili bu veriden, çok büyük fayda sağlayacaklardır. Bu çalışmanın mümkünse belediye dışı profesyonellerden hizmet alınarak yapılmasını önermekteyim. Bu durum mevcut durumun net bir şekilde ortaya çıkmasına imkan sağlayacaktır. Belediye başkanı devir almış olduğu yapının durumunu anlamak ve gelecekte tuzaklara düşmemek için bu çalışmayı mutlaka yaptırmalıdır.
Belediye Başkanının yönetim ekibini kurmadan ilk yaptırması gereken iş budur. Bu süreçte, Belediye Strateji Geliştirme Müdürlüğü/Daire Başkanlıklarında bulunan başta mali hizmetler uzmanları olmak üzere, uzmanlar ile en başta doğrudan çalışmaları gerekecektir.
İkinci adım, Belediyenin tüm paydaşlarının katılımı ve bir önceki çalışmanın da sonuçlarından yararlanmak suretiyle, stratejilerini belirlemesidir. Bu stratejik plan hazırlamak ile olur. Belediye stratejik planını hazırlarken, SWOT, PEST gibi analizlerden, paydaş anketlerinden ve geleceğe yönelik trend ve analizlerden faydalanmalıdır. 5 yıllık dönemde, dünyada çok büyük sosyal, ekonomik, siyasi ve teknolojik beklentiler söz konusu olacağından bu trend ve beklentiler (ör: akıllı şehirler, nesnelerin interneti, yapay zeka vb.) strateji üretme sürecinde mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır. Bu süreçte de Belediyelerde stratejik yönetim konusunda tecrübeli bir mentor veya moderatörden faydalanılması önemlidir. Tüm belediye paydaşları, görüşme, toplantı, odak grup, arama konferansı, anket ve öz değerlendirme gibi yöntemler ile işin içine çekilmelidir.
Stratejik plan hazırlığının analiz aşaması sonrası, vizyon, misyon, değerler, amaç ve hedefler belirlenmeli ve bu hedefler mutlaka performans göstergelerine dönüştürülerek izlemek üzerine bir sistem kurulmalıdır. Aynı zamanda, stratejik amaç ve hedefler ile göstergelere yönelik riskler daha en baştan tanımlanmalıdır. Başkan ve Yardımcılarının belediye amaç ve hedefleri ile göstergelere yönelik performansı ve riskleri izlemesi için bir yönetici kokpiti oluşturulmasını ve bu verilerin sistem üzerinden takip edilmesini sağlamak gereklidir. Belediye başkanları hedefleri, riskleri ve gerçekleşmeleri mutlaka basit ama etkili görsel ekranlar üzerinden takip etmelidir.
Üçüncü adım, Belediye genelinde bir iç kontrol sistemi oluşturulmasıdır. Artık hedefler ve göstergeler belli olduğuna göre, bunlar belediyenin süreçleri/faaliyetleri ile eşleştirilmeli, süreçler tanımlanmalı, bu süreçlerin iş akışları oluşturulmalı, hassas görevler, alternatifsiz kişiler, bilgi güvenliği gerektiren alanlar, görev tanımları, riskler ve bu risklere yönelik kontrol faaliyetleri tanımlanmalıdır. Belediye yöneticileri, en üstten en alta, yönettikleri alan ile ilgili ciddi bilgi sahibi olmalıdırlar. Örneğin bir Fen İşleri Müdürü, bu alandaki tüm süreçleri, görev tanımlarını, riskleri, yapılması gereken kontrolleri, üretmesi gereken raporları, hazırlaması gereken verileri, takip etmesi gereken performans göstergelerini bilmelidir. Bu amaçla, yine bir yönetici kokpiti sağlanması gerekmektedir. Yani belediyenin tüm yöneticileri, liyakat ve yetkinliklerine bakılmadan kendi alanları ile ilgili bu bilgilere erişebilmelidirler.
Bu konuda Strateji Geliştirme Birimi ve Belediyenin iç denetçilerinden faydalanılmalıdır. Bu alanda uzmanlaşmış olan kişilerden de destek alınabilir. Bu çalışmanın süresi en fazla üç ay sürmelidir. Daha uzun süren iç kontrol projeleri başarısız olur. Hızlı sonuç alınmalı, yönetici ekranları hızla oluşturulmalı ve veri akışı sağlanmalıdır.
Dördüncü adım, belediyenin kurumsal risk yönetimi sisteminin oluşturulmasıdır. Burada amaç belediye başkanının belediyenin tamamı, diğer yöneticilerin ise kendi alanları ve kendilerini ilgilendiren performans parametreleri ile ilgili riskleri ve bu risklere yönelik eylem planlarını takip edebilmeleridir. Belediye risk haritaları oluşturularak yönetici kokpitlerine aktarılmalı, eylem planlarına dair gerçekleşmeler sistem üzerinden takip edilebilmelidir. Burada ana amaç belediyenin proaktif olarak yönetilmesidir. Belediye süreçleri ve hedeflerine yönelik risklerin önceden belirlenmesi, krizlerin önüne geçer. Bu sayede proaktif yönetim sağlanarak, zararlar gerçekleşmeden, fırsatlar değerlendirilerek başarı sağlanır.
Risk yönetimi belediye başkanı için olmazsa olmaz bir konudur. Herhangi bir belediye hedefi, süreci veya projesi için riskler tanımlanmış, sorumluları belirlenmiş ve tedbirler alınmış olmalıdır. Bu durum yetki, sorumluluk ve insiyatif konularını güçlendirir. Belediyenin dört bir yanında risklerin iyi yönetilmesi, başkanın kısa sürede iyi bir performans göstermesini sağlayacaktır.
Beşinci adım, iç kontrol ve risk yönetimi sistemlerinin oluşturulmasını takiben, tercihen 360, olamıyorsa 270 veya 180 derece personel performans yönetim sistemlerinin oluşturulmasıdır. Hedeflerin, süreçlerin, iş akışlarının, görev ve sorumlulukların, risklerin, kontrollerin belirlenmesi sonrası yapı oldukça netleşeceğinden, performansı ölçmek ve değerlendirmek de kolaylaşacaktır. Buna ek olarak, süreç analizleri sonrası, iş ölçümleri gibi bilimsel parametrelere dayanan norm kadro çalışmaları da performans sistemi öncesi önemli bir çalışma olarak önerilir. Belediyeler siyasi yapılar olduğundan elbette bu tür çalışmalar sonrasında belediyelerde norm kadro fazlalıkları tespit edilecektir. Ancak yine de etkin bir performans sistemi kurulmadan önce, iç kontrol ve risk yönetimi çalışmalarına ek olarak, iş yükü analizi ve iş ölçümlerinin de yapılarak norm kadronun belirlenmesini öneriyoruz. Performans verileri ile birleştiğinde, norm kadro verileri de belediye başkanına hangi alanları güçlendirmek gerektiğine ve kimin nerede istihdam edilebileceğine dair çok iyi fikir verecektir.
Belediye başkanı performansı ölçmez ise, liyakat ve adalet ölçülerinde bir yönetim sergileyemez. Belediyelerde iş gücü dağılımı adaletsizdir. Büyük ölçüde atıl kapasite vardır. Bu analizler atıl kapasitenin doğru yönetimini sağlayacaktır. Ayrıca iyi performans gösterenler ödüllendirilmek veya takdir edilmek suretiyle, kurum kültürü olumlu bir şekilde etkilenecektir. Başkanların sonuç almaları gereken süre 5 sene olduğundan, bu süre içinde yüksek performans göstermek için, performansı ölçülebilir kılmaları önem taşımaktadır.
Personel performansından sonra, ikinci performans izleme ve değerlendirme süreci ise stratejik plan performansının izlenmesidir. Amaçlar, hedefler ve göstergelere ilişkin gerçekleşmeler, periyodik olarak tercihen kokpitten izlenmeli, sapmalar ve hangi risklerden kaynaklandığı değerlendirilmeli, hızlı aksiyon alınarak rotadan çıkan hedefler, yeniden rotaya sokulmalıdır. Bu değerlendirme, belediyenin üst yönetiminin ortak bir toplantı dili kazanmasını da sağlayacaktır. Siyasi kurumlarda en önemli problem üst yönetim koordinasyon toplantılarının verimsizliğidir. Bu sayede, üst yönetim toplantılarında performansı, süreçleri, riskleri konuşacak ve kişisellikten uzak, profesyonel bir dil ortaya çıkacaktır.
Tüm bu çalışmaların yürütülmesi, sistemlerin kurulması, yazılım ve ekranların geliştirilmesi veya hazır çözümlerin temini ile işlerin sonuçlandırılması en fazla 1 sene sürmelidir. Bu sürenin üzerine çıkılması halinde Başkan zaman kaybetmiş olacaktır.
Bu çalışmalara başlandığında iyi bir ekip, iyi proje yönetimi ve doğru yazılım çözümü desteği önem taşıyacaktır. Ekip oluştururken, doğru ekibin seçimi adına, belirlenen kişiler mutlaka bir değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. Bu değerlendirme bahse konu çalışmalarda görev alacak olan kişilerin mizacı, kişiliği, yetkinlikleri, istekleri ve proje yönetim becerilerinin değerlendirilmesini içermelidir. Bu konuda hazır modeller ve değerlendirme araçları ve bunlara vakıf uzmanlar vardır. Çalışmalara başlamadan, henüz fotoğraf çekimi aşamasında bu ekip oluşturma süreci de tamamlanmalıdır.
İşin yazılım boyutunda veri toplayacak, izleme ve raporlama sağlayacak doğru bir yazılım çözümü geliştirilmesi veya sağlanması önerilmektedir. Belediyede etkili yönetimi sağlayacak olan bu yazılımda organizasyon yönetimi, süreç yönetimi, iç kontrol, risk yönetimi, stratejik planlama, iç denetim, faaliyet raporlaması ve bireysel performans değerlendirme modülleri olmalı ve bu modüller tamamen entegre çalışmalıdır. Bu noktada SAP, Oracle gibi yabancı firmaların ürünlerinden ya da KIOS GRC veya SONO KYS gibi yerli yazılım çözümlerinden faydalanılabilir. Bu çözümler Belediye özel çözümlere sahip olup, belediye yapıları ve süreçleri ile birebir uyumlu olarak sunulmaktadır. Hazır çözümler olduğundan, bahse konu sistemleri oluşturmak adına zaman kazanmak mümkün olacaktır.
Belediye başkanları daha ilk günden bir yönetim sistemi oluşturabilirlerse, beş yıllık dönemi hedeflerini doğru belirlemek, doğru öncelikleri tanımlamak, bu hedeflere öncelikler doğrultusunda ve kaynakları iyi yöneterek ulaşmak konusunda büyük avantaj sağlar ve rahat ederler. Buna ek olarak mali, itibari, yasal ve çevresel risklerini ve en önemlisi de vatandaşa hizmet götüren süreçlerdeki risklerini en iyi şekilde yönetmiş olurlar.
Daha en baştan Belediyeyi analiz edip, zafiyetleri gidererek tüm süreçleri kontrol altına almak, görev ve sorumlulukları netleştirmek, riske dayalı bir yönetim sistemi ve kültürü oluşturmak, beş senelik bilançonun oldukça olumlu yönde gelişmesine imkan sağlayacaktır.