2020 risklerle başladı. Ekonomik durgunluk, ticaret savaşları, bölgesel çatışmalar, afetler derken şimdi de insanlık tarihinin karşı karşıya kaldığı en ciddi tehditlerden birisi olan koronavirüs (COVID-19) ile karşı karşıyayız.
İnsanlığa verebileceği zararın ekonomik boyutları ortada. Daha şimdiden 3 trilyon USD civarında bir kayıptan bahsetmek mümkün. Ticareti, iletişimi, ortak alanlardaki faaliyetleri, ulaşımı ve daha pek çok alanı müthiş olumsuz etkiledi.
Özellikle iş dünyası çok farklı türden bir risk ile karşı karşıya. Bu riskin krize dönüşmesini beklemek büyük bir hata olacaktır. O nedenle, Koronavirüs konusunda, ciddi bir risk yönetimi çabası içinde olunması gerekiyor. Peki, kurumlar koronavirüs riskini nasıl yönetmeliler? Kurumsal cevaplar nasıl olmalı?
Öncelikle Koronavirüs konusunu pazarlama kampanyanız, ya da üretim faaliyetinizdeki riskler kadar ve hatta daha fazla ciddiye almanız gerekiyor. Doğru tedbirler almazsanız, şirketinizde iş gücünüzün %70′inden fazlasını kısa süreli de olsa kaybedebilir, kurum içi panik nedeniyle verimlilik kaybı yaşar, kurumsal bir kaosa düşebilir, hatta bazı çalışanlarınızı ölüm riski ile karşı karşıya bırakabilirsiniz.
Koronavirüs risk yönetimi nasıl yapılmalı?
1- Önemli görülmeli. Önce bu konuyu kurumsal bazda ciddiye almakla başlayalım. Patronlar veya üst yöneticiler bu konuyu ciddiye almalı ve risk olarak kabul etmeliler. Gördüğüm kadarı ile bu konuda halen farkındalık düşük. Burada risk yönetimi, iç kontrol veya iç denetim departmanlarına büyük görev düşüyor.
2- Bilgilendirin. Şirketlerin ilk yapmaları gereken bu konuda çalışanlarını en doğru şekilde bilgilendirmektir. Koronavirüs nedir? Ne zarar verir? Korunmak için ne yapmalı? Bu sorulara cevapları içeren yazılı ve görsel iletişim sağlayın (video, afiş, mail, konferans, vb.)
3- Net kurallar koyun. Koronavirüs ile ilgili bir kurumsal prosedür oluşturun. Alınması gerekli tedbirlere dair net kurallar koyun. Sadece iş yeri değil, özel hayatta da ne yapılması gerektiği ile ilgili kuralları açıkça belirleyin. Bu tür riskler insanların özel hayatında doğru yönetilmediğinde, iş hayatına taşıdıkları ve iş arkadaşlarının sağlığını kaybetmelerine neden olabilecek risklerdir. Bunu net bir şekilde dile getirin. Koronavirüs prosedürüne uyulmaması halinde bunun iş akdinin feshine kadar gidebilecek sonuçları olacağını açıkça bildirin.
4. Dış teması kesin. Seyahat edilmesini kısıtlayın. Eğitim ve toplantıları elektronik ortamda yürütmeye çalışın. Dünyada bu konuda çok ciddi adımlar atılıyor. Bu tür etkileşimlerin tamamen online olarak yürütülmesi için kurumlar insiyatif almaya başladı. Şirketler bu yolla kritik olmayan tüm seyahatleri, toplantıları ve faaliyetleri iptal ediyorlar. Uzak lokasyondaki çalışan ve müşterilerin online olarak etkileşimleri bu dönemde sağlanan araçlar ile son derece kolay ve verimli.
5. Evden çalışmayı teşvik edin. Şirketlerdeki beyaz yaka işlerin neredeyse %60-70′i evden çalışmaya imkan verir. Bu nedenle, özellikle evden çalışması mümkün olan kişilerin evden çalışabilmelerini mümkün kılın. Bu konuda çalışanlarınızı motive edin. Sıkı kontroller ve performans tedbirleri ile evden çalışma da en az ofisten çalışma kadar verimlidir.
6. Ulaşımı güvenli kılın. Çalışanların kurumdan eve, evden kuruma ulaşım süreçlerinde hijyen unsurlarını sağlayın. Toplu taşıma kullanılıyor ise, yerel yönetiminize baskı yapın. Çalışanlarınızın kullandığı hatların düzenli olarak hijyenik hale getirilmesi ve gerekli dezenfektasyonun yapılmasını talep edin. Hatta bu işin maliyetine diğer işverenler ile katkı sağlayın. İşyerinizde servis uygulaması var ise, idari işler biriminizin bu konuda tedbir almasını sağlayın. Bu servis araçları sabah ve akşam günde iki defa uygun cihazlar ve malzemeler ile dezenfekte edilmeli. Ayrıca çalışanlarınızı toplu taşıma yerine, özel araçlar ile birlikte seyahat için teşvik edin. Bu konuda çalışanlarınıza mali teşvikler sağlayın.
7. Dezenfektasyon kuralları. Şirkette her odaya, her koridora, yemekhanelere, lavabolara antiseptikler koyun. Tuvaletlerin kapılarını sensörlü hale getirin. Şirkette antiseptik, sabun ve kağıt havlu stokları oluşturun. Çalışanlarınıza günde 6 defa el yıkama ve antiseptik solüsyonu kullanma zorunluluğu getirin. Şirket koridorları ve oda zeminlerini sabah ve akşam uygun malzemeler ile hijyenik hale getirin. Odalara girmeden ve girdikten sonra mutlaka antiseptikler kullanılmalı. Ayrıca buharlı dezenfektasyon ve sanitizasyon cihazları ile bunların kimyasal malzemelerini temin edin. Bu cihazları mesai sonrası kullanın ve ofisleri olası virüslerden temizleyin.
8. Kuralları özel hayata taşıyın. Çalışanlarınızın kendi özel hayatlarında da benzer şekilde tedbirler almalarını teşvik edin. Bu konuda ısrarlı olun. Kendi aile bireylerini de eğitmeleri için broşürler sağlayın.
9. Bağışıklığı güçlendirin. Çalışanlarınızın bağışıklık sistemleri güçlü olur ise virüs ile başa çıkabilme kapasiteleri artacaktır. Bağışıklık sisteminin güçlendirilmesi ile ilgili tüm tedbirler kurumsal koronavirüs broşürünüz ve prosedürünüz içinde yer almalıdır. Bu sebeple temiz hava almaları için mola zamanları belirleyin. Bağışıklık sistemini güçlendirmek için, eksikliği tıbben tespit edilmiş ise, D Vitamini, Çinko, C Vitamini, Magnezyum, B Vitamini takviyeleri kullanmak faydalı olabilir. Çörek otu yağı ve zerdeçal ekstreleri de virüse ve enfeksiyonlara karşı fayda sağlayabilir. Elbette bir sağlık uzmanına danışarak, tıbbi görüş alarak kullanmak gereklidir. Ayrıca, çalışanlarınıza bu dönemde stres yönetimi, meditasyon gibi konularda eğitim videoları izletmeniz, kitaplar okunmasını sağlamanız faydalı olacaktır. Özellikle de günde 15 ‘er dakikadan 3-4 defa meditasyonun bağışıklık sistemi üzerinde çok olumlu etkileri olduğu bilimsel olarak da kanıtlanmıştır.
10. İlk semptomların ciddiye alınmasını sağlayın. Yorgunluk, öksürük, baş ağrısı, ve diğer tanımlanmış semptomlara karşı çalışanların alarmda olmalarını sağlayın. Bunları hisseden çalışanların en az 3-4 gün evde kalmaları ve durum netleşene dek evden çalışmaları gerekmektedir. Bu kişilerin medikal takibini de kurumsal olarak yapmak gerek.
11. Stokları artırın. Normal stok seviyesinin biraz üzerinde hammadde, malzeme, mamul ve ticari stok ile çalışın. Üretimin kesintiye uğraması ve müşteri siparişlerinin gecikmesi riskini yönetin. Bu tür dönemlerde sadece ürünü piyasada bulunabilenler, ürünü hızlı sağlayabilenler ayakta kalacaktır. Bu sebeple, hazırlıklı olun. Bu oran sektöreden sektöre değişmekle birlikte, olası iş sürekliliği sorunlarını düşününce normal seviyelerin %15-20 üzerinde olabilir. İşler normale dönünce bu stokları uygun kampanyalar ile eritmeniz gerekir.
12. Yedekleme politikanızı oluşturun. Kritik personelinizin hastalanması ihtimaline karşı, ciddi bir yedekleme sistemi oluşturun. Kritik ve hassas görevlerinizin yedeklerini belirleyin. 10-15 gün boyunca bu kişileri kritik görevlere yönelik eğitin.
13. Mavi yaka personele maske sağlayın. N 95 veya daha üzeri bir filtreleme kapasitesine sahip maskeler ve filtrelerini de temin edin. Bunları mavi yakaya mesai başlangıcında dağıtın. Maskesiz ve gözlüksüz çalışmayı yasaklayın. İSG kuralları içinde maske, el, yüz ve kıyafet hijyeni yer almalı. Bu nedenle İSG prosedürlerinizi güncelleyin. Mavi yaka, virüslere karşı daha açık ve tedbir noktasında zafiyetler oluşacak en önemli grup olduğundan bu tedbirlerin mavi yakalar için çok sıkı biçimde uygulanmasını sağlayın. Ayrıca temizlik ve güvenlik görevlilerinize de N95 ve üzeri filtrasyon kabiliyetinde maskeler sağlayın.
14. Şirket içi toplantı ve etkileşimleri de azaltın. Şirket içi toplantıları da dış toplantılar gibi azaltarak, mümkünse online görüşme ve toplantı sistemine geçin. Ayrıca, şirket içi toplanma gerektiren sosyal faaliyetlere de bir süre ara verin.
15. Bedensel temasları önleyin. Şirket Koronavirüs prosedürünüz, kurum içindeki bedensel etkileşimi minimize edecek şekilde kuralları da içermelidir. El sıkışma, sarılma, öpüşme gibi faaliyetler önlenmelidir. Özellikle bedensel temasın önemli olduğu Orta Doğu, Akdeniz gibi kültürlerde, bu konu büyük önem taşımaktadır. Ek sıkışma yerine baş hareketleri tercih edilebilir. Teması mümkün olduğunca önlemek gerekmektedir.
16. Tüm tedarik zincirinizi Coronavirüs’e hazırlayın. Tedarikçilerinizi takip edin. Bazı kritik tedarikçilerinizin hizmet dışı kalabileceğini unutmayın. Bu anlamda alternatif ve yerli üretici ve hizmet sağlayıcıları tespit edin, temasa geçin. Ek olarak, yabancı para cinsinden tedariklerde, olası kur risklerini de hesaba katmanız gerektiğini unutmayın. Tedarik zincirinizdeki önemli tedarikçileri ve 3. parti hizmet sağlayıcıları da aldığınız tedbirler, prosedürler konusunda bilgilendirin, hatta onları da eğitmeye destek verin. Yeterince güçlüyseniz, kurallarınızın, onların personeli için de uygulanmasını sağlayın.
17. Kriz yönetimine hazır olun. Aldığınız tüm tedbirlere rağmen kriz çıkarsa, bu krizi iyi yönetmeniz gerekiyor. Kurumsal bir kaos virüsten çok daha fazla zarar verebilir. Olası kötü senaryoları bir iş sürekliliği planı dahilinde test edin. Bu anlamda en kötü senaryolarda ne yapacağınızı belirleyin. Krizin olası etkilerini azaltacak, kaosu önleyecek ve düzenli bir çıkış sağlayacak taktik araçları şimdiden planlayın. Buna iç ve dış iletişim süreçleriniz de dahildir.
18. Olası bir krize karşı nakit olarak da hazırlıklı olun. Şirketlerin böylesi dönemlerde müşteri talebi, tedarikçi ödemeleri, kredi ödemeleri, alacaklar, vadeler, vb. konularda ekstra dikkatli olmaları gereklidir. Özellikle likidite rasyoları düşük ve borç/özsermaye oranları yüksek şirketlerin olası ciro kayıplarını nasıl tolere edeceklerini hesaplamaları gerekiyor. Bu nedenle özellikle alacakların tahsili, alacak vadelerinin iskontolar veya özel kampanyalar ile kısaltılması, mümkünse tedarikçi ödeme vadelerinin uzatılması, kredilerin yeniden yapılandırılması veya uygun koşullarda yerli para veya döviz cinsinden krediler temin edilmesi nakit riskinizi yönetmenizi sağlayacaktır.
Bu tedbirlerin bir kısmı aşırı gelebilir. Ancak unutulmaması gereken Coronavirüs’ün ciddi bir tehdit olduğu ve insan sağlığı kadar, iş dünyasını da olumsuz etkileme boyutudur. Hatta bu boyut makro ölçekte bir küresel resesyona, mikro ölçeklerde ise sektör ve şirketlerin bilançolarının önemli ölçüde bozulmasına kadar gidebilir. Bu konuda mikro düzeyde tedbirler almak, makro gelecek açısından da önem taşımaktadır.
Andy Grove’un deyimiyle, “sadece paranoyakların hayatta kalacağı” bir dönem iş dünyası ve şirketler için çoktan başladı.