Suistimal/hileli işlem/yolsuzluk anlamlarını taşıyan fraud, tüm şirketlerimizin kara deliği. Yapılan pek çok uluslararası araştırma, fraud’ un tüm şirketlerin gelirlerinin %1- %7′ sini tehdit ettiğini belirtiyor. Bu çok ciddi bir istatistik. Üstelik de çoğunlukla raporlanan ve açığa çıkmış vakalar açısından ortaya koyulan bir istatistik. Gerçekte durum daha vahim olabilir.
Fraud tehdidi böylesine büyükken, biz neden iş dünyasında fraud’ u verimlilik, kalite, yalın, pazarlama, strateji ya da endüstri 4.0 konuları kadar konuşmuyoruz?
Bunun iki sebebi var.
En büyük sebebi, geleneksel yöntemler dahilinde ve bilimsel yöntemlerden uzak yönetilen şirket patronlarının konuya ilişkin ilgi ve farkındalık düzeylerinin düşük olması. Fraud un ne olduğu, ne olmadığı bilinmiyor. Çoğu patron, şirketinin fraud a maruz kaldığından haberdar değil. Bir dış denetim, iç denetim veya ihbar mekanizması söz konusu değilse çoğunlukla şirket içi suistimallerden haberdar olmuyorlar ve böyle bir durumun şirket içi varlığına inanmıyorlar. Haberdar olasalar bile sonrasında bunun tekrar etmesini önleyecek sistemsel tedbirleri almıyorlar.
Diğer sebep ise içinden geçilen zor dönemde kar edebilen patronlar, gelir tablosunun alt sütununa bakıyor ve mutlu oluyor. Kayıp ve kaçaklar, kar edildiği sürece göze batmıyor ya da yok sayılıyor. Mevcut düzen, sistem, çalışanlar devam etsin, dengeler bozulmasın, alışılandan geri durulmasın isteniyor. Bir anlamda fraud a göz yumuluyor. Fraud yapanlar ya biliniyor ve şirket içi etkinlikleri/ sıralara vakıf olmaları nedeni ile göz yumuluyor, ya da bilinmese bile, durumun şirket karlılığına olan etkisi küçümsenerek, önemsiz sayılıyor.
Oysa suistimalllerden korunmak mümkün. Suistimalcilere göz açtırmamak, hatta suistimalcileri uzak tutacak bir kurumsal kültür meydana getirmek de sanıldığı kadar zor değil. Yönetim Kurullarının bu konuda irade göstermesi yeterli.
Çözüm bünyesinde akıllı bir ihbar/öneri sistemini de barındıran, suistimal önleme öncelikli sağlam bir iç kontrol sistemi.
Fraud denetimi ya da fraud önleme danışmanlığı hizmeti verdiğimiz pek çok şirkette, suistimalin önlenebilen, son derece ciddi şekilde üstüne gidilirse tekrarlanması zor bir konu olduğunu anlatıyoruz.
Bize göre suistimal tespitinden daha önemli olan suistimalin önlenmesi. Buraya özellikle dikkat çekmek istiyorum.
Örneğin, suistimal şüphesi olan bir şirkette, kurduğumuz fraud odaklı iç kontrol sistemi sayesinde, birkaç ayda satış ve pazarlama, satın alma, teknik destek gibi birimlerden hızlı istifalar geldi. Önceleri buna anlam veremeyen yönetim, fraud tespit denetimi sonrası istifa eden yöneticilerin susitimale devam etme imkan ve ortamı buılamayınca ayrıldıklarını anladı. Geçmişte yapılan hile ve suistimallerin ortaya çıkması da, bu kişilerin sorumluluğunu kanıtladı. Suistimale uygun ortam kalmayınca, dürüst insanlar kalırken, hileye meyilli olan veya hileli işlemler yapanlar ayrılıyordu.
Hile ve suistimale karşı güçlü bir iç kontrol sistemi, fraud a sert tepki veren bir kurumsal kültür, etik programlar ve ciddi bir ödül mekanizması ile ilişkilendirilen bir ihbar sisteminiz var ise fraud kendisine yeşerecek bir zemin bulamaz.
Yine suistimal sorunları ile uğraşan bir müşterimizi hatırlıyorum. Yöneticiler değişse bile, şirketin iç kontrol zafiyetleri ve Yönetim Kurulu’ nun ilgisizliği (yılda 100 milyon TL kar eden bir yapı olduğu için sanırım göz yumuluyordu) nedeni ile fraud önlenemiyordu. Bu şirkette, birkaç önemli stratejik hamle yaptık. Öncelikle, fraud a açık alanların, süreçlerin ve varlıkların envanteri çıkartılarak, “fraud map” dediğimiz bir ilişkili harita ortaya koyduk. Bu haritada, yaygın fraud yöntemleri ile bu alanları eşleştirdik, her kritik süreçte, alanda ve varlık üzerinde çoğunlukla otomasyona tabi kontrol noktaları oıluşturduk. Kısaca 20-25 kadar kontrol ile, tüm şirketin suistimale açık alanlarını kontrol altına aldık, denetimler ile kontrolleri işlevsel kıldık.
Sonuç? Şirketten yine bir hayli istifa oldu. Özellikle de satın alma biriminden. Tertemiz, bilgili, tecrübeli insanlar ile bu birimleri güçlendirdik. Etik programlar ile şirketin dört bir yanına ulaştık. Kurduğumuz akıllı ihbar sisteminden ilk yıl 12, ikinci yıl 7, üçüncü yıl 1 ihbar aldık. Kısaca fraud olayını sona erdirdik. Riske karşı son derece yaratıcı çözümler geliştirdik.
Fraud ile mücadelede bir söz vardır. Suistimalci sizin hep bir adım önünüzdedir derler. Kişisel olarak buna katılmıyorum.
Şirketler hep suistimalcilerin bir adım önünde olmalıdır. Olabilirler. Bunu pek çok vakada tecrübe ettik.
Suistimalciden korkmamak lazım. Onu engelleyecek sistem ve pratikleri hayata geçirmek, hatta suistimalcilerin barınamayacağı, en başta da işe dahi alınmayacağı bir kurumsal yapı kurabilmek mümkün. Tespit edildiğinde, korkusuzca cezalandırmak da gerekiyor. Bunun için de şirket içinde yasal, etik, ahlaki prensiplere dayalı, devlete olan yükümlülükleri yerine getiren, paydaşlara adil ve şeffaf bir yönetim yapısı ve kültürü şart.
Hain kurttan korkmayın, gerekli tedbirleri alın. Üstüne gidin. Bunun için elimizde çok fazla araç var.