Kurumsal yapılar içinde, genel bağlamda insan ve maddi varlıkların, özelde de insan ve paranın bir arada bulunması tarihin her döneminde bazı yolsuzluklara yol açmıştır. Dünyanın hemen her ülkesinde, kamu veya özel sektörde pek çok kurum ve kuruluş, hileli işlem, suistimal ve yolsuzluklar ile karşı karşıyadır. Özellikle ülkemizdeki özel sektör şirketleri bu tür eylemler ve bunlardan kaynaklanan kayıplar konusunda ciddi bir farkındalığa sahip değildir. Her yıl, yetersiz şirket içi kontrol sistemleri, güvenilen çalışanların ihaneti veya şirket içi veya dışı tarafların gizlice anlaşarak şirket sahiplerinin aleyhine gerçekleştirdikleri eylemler nedeni ile büyük tutar ve montanlı yolsuzluk-hile-suistimaller gerçekleştirildiği tahmin edilmektedir.
Esasen hileli işlem, yolsuzluk ve suistimallerin hepsini kapsayan İngilizce ifade “fraud” kelimesidir. (Bundan böyle yazı içinde suistimal, yolsuzluk ve hileler için fraud kelimesini kullanacağız). Temel olarak fraud, işverenlerin çalışanlarına güvenerek, şirketin varlıklarına (bilgi, nakit, donanım, malzeme, banka hesapları, sistemler) erişim izni vermesi ile başlayan bir süreçtir. Elbette iş yapabilmek için çalışanların şirket varlıklarını kullanmaları gerekmektedir. Ancak istatistikler bize, dünya genelinde pek çok şirketin, yönetici ve çalışanları nedeni ile fraud ile karşı karşıya kaldıklarını söylemektedir. Sertifikalı Suiistimal Soruşturmacıları Derneği`nin (ACFE) geçen yıl içinde (2008) açıkladığı rapora göre Amerikan şirketleri yıllık cirolarının yüzde 7`sini suiistimal nedeniyle kaybetmektedir. Yine ACFE’ ye göre 100 den az çalışanı olan şirketler açısından durum daha kötüdür. Küçük ölçekli şirketlerin fraud nedeni ile uğradığı ortalama zarar 200.000 ABD Doları düzeyindedir. Türkiye’ ye bakıldığında maalesef resmi bir istatistiki çalışma yok. Ancak özellikle Amerika gibi kurumsal etik değerler konusunda hassas, yöneticilere güvenin az olduğu, etkin iç kontrol sistemlerinin zorunluluğu tutulduğu, şirket içi yolsuzluklara karşı ciddi hapis cezası ağır para cezalarının bulunduğu bir ülkede “raporlanmış” fraud vakaları cironun yüzde 7`sine denk geliyor ise, varın Türkiye’ yi düşünün. Aslında ülkemizde yaşanan ve gerek basına gerekse de sektör profesyonellerine yansımış vakalara bakıldığında, ülkemizde yaşanan fraud olaylarının, şirket sahiplerini çok şaşırttığını görmekteyiz. Şirket sahipleri, kendi şirketlerinde fraud yaşanması ihtimalini genel olarak düşük buluyorlar. Güvendikleri çalışanların böyle bir işe kalkışmasına pek de ihtimal vermiyorlar. Ancak, gerek dünya genelinde yapılan araştırmalar, gerekse de ülkemizdeki birkaç önemli vakadan çıkartılması gereken bazı dersler var.
• Hemen her ülkede, her sektörde, her ölçekte şirkette fraud söz konusu olabilir.
• Fraud genellikle uzun yıllardır şirkette çalışan, güvenilen ve aşırı yetkiye sahip kişilerce gerçekleştirilmektedir. • Vakaların önemli bir kısmında şirket içindeki çalışanlar ile dışarıdaki kişilerin ittifakı söz konusudur.
• Fraud eylemlerinin büyük çoğunluğu ortaya çıkmamaktadır. Şirketler, ancak büyük darbeler yendikten sonra önlem almaya yanaşmaktadırlar.
• Yolsuzluğun ortaya çıkması ise genellikle şikayet ve ihbar sayesinde olmaktadır.
• Çalışan hileleri, muhasebe hileleri, yolsuzluk, para aktarma, yatırım hileleri, sigorta hileleri, bilgisayar hileleri, fikri mülkiyet hileleri, yönetim hileleri, yatırım hileleri, satıcı hileleri, müşteri hileleri gibi pek çok farklı türde fraud vardır.
• Şirket dahilinde fraud gerçekleştiğine yönelik bazı sinyaller/işaretler söz konusu olabilir. Bunlar; kayıp belgeler, zayıf kontroller, yetersiz işe alım prosedürleri, belgelerde tahrifat, yetersiz denetim, ciddi bütçe farkları, yetkisiz işlemler, anlaşılması güç düzeltmeler, mükerrer ödemeler, belgesiz kayıtlar, zayıf satın alım politikaları, önemli varlık kayıpları, aşırı satın alımlar, çalışanların yaşam koşullarında dikkat çeken iyileşmeler, açıklanmayan stok eksiklikleri, bazı hesaplarda, önceki yıllara göre ciddi farklılıklar, artış veya azalışlar, yıllık izinlerini kullanmayan çalışanlar, sürekli fazla mesaiye kalan yöneticiler.
• Fraud, mali kayıpların yanı sıra, itibar kayıplarına yol açmakta, şirket içi motivasyonu azaltırken, şirketin verimliliğini düşürmekte, stratejik olarak şirketin amaç ve hedeflerine ulaşmasını dahi olumsuz etkileyebilmektedir.
Peki sizin şirketinizde durum nedir? Şirketinizde fraud gerçekleşmediğinden emin olabilir misiniz? Başta nakit olmak üzere, şirketinizin varlıklarının, yatırımlarınızın, kaynaklarınızın fraud tehdidi altında olmadığından emin misiniz? Şirketinizde var olabilecek kayıp, kaçak ve hileleri ortaya çıkartmak istemez misiniz? Karınızı, verimliliğinizi, şirket itibarınızı ve örgütünüzü bir bütün olarak tehdit eden bu olaya karşı tedbir almak istemez misiniz?
Peki ne yapmanız gerekiyor? İşe nereden başlamalı? Bir sonraki yazımda, bu konuyu ele alacak, şirketlerin kendilerini “fraud”a karşı koruyabilmek için neler yapmaları gerektiğini açıklayacağım.