Çağdaş, uluslararası standartlarda ve risk odaklı bir iç denetim faaliyeti oluşturmak isteyen şirketler açısından işe nasıl başlanacağı çok önemlidir. Her şirketin ihtiyaçları ve koşulları farklıdır. Bu sebeple, ihtiyaç duyulan iç denetim faaliyetlerinin kapsam, nitelik ve hizmet koşulları da farklılık gösterecektir. Örneğin, imalat sanayinde faaliyet gösteren orta ölçekli bir firma ile, hizmet sektöründe faaliyet gösteren 20 şubeli bir firmanın iç denetim ihtiyaçları farklı olabilir. Bu nedenle öncelikle bir durum değerlendirmesi yapılması ve ihtiyacın ortaya koyulması gerekmektedir.
Her firmaya standart bir çözüm geliştirilmesi doğru bir yaklaşım değildir. Her firma bünyesinde ayrı bir iç denetim departmanına ihtiyaç duymayabilir. Hatta bazı durumlarda iç denetimin dışarıdan uzmanlarca alınması çok daha düşük maliyetli bir seçenek olabilir. Ya da mevcut personelinin içinden iç denetim yapabilme yeterliliğine sahip olduğu düşünülenlere uzmanlarca eğitim ve danışmanlık sağlanarak işe başlanabilir. Görüldüğü gibi alternatifler pek çoktur ve önemli olan doğru yapıya doğru iç denetim modelinin uygulanmasıdır. İç denetim alanında yetkin, tecrübe sahibi, tercihan CIA sertifikası sahibi danışman veya uzmanlardan yardım alınması gerekmektedir. Bu bağlamda risk odaklı iç denetim hizmetlerinden faydalanmak ve uluslararası standartlarda iç denetime sahip olmak isteyen tüm firmaların başlangıç noktası bir uzmana danışmak, durum değerlendirmesi için görüş istemektir. Bu konuda yardım alınabilecek kişilerin daha önce iç denetim faaliyeti veya sistemi kurulması konusundaki mesleki tecrübe ve yetkinliğinin sorgulanması esastır. Meslek hayatı boyunca iç denetçi veya denetim elemanı olarak görev yapmış, ancak uluslararası standartlarda bir iç denetim faaliyeti kurulması konusunda fikri olmakla birlikte somut bir tecrübesi olmayan kişilerden şiddetle uzak durulmalıdır. Hatalı atılacak ilk adımın telafisi olmamakta, iç denetimden beklenen faydaların sağlanması bir yana, kurumsal bazda önemli zararlar dahi elde edilebilmektedir. Bu bakımdan, iç denetim faaliyeti oluşturulması ile ilgili olarak ilk adım danışılacak kişinin iyi seçilmesi ve işin ehline danışılmasıdır.
Her firmanın farklı bir iç denetim çözümüne ihtiyacı olduğu gerçeğini bir tarafa bırakırsak, firmalar ihtiyaç duydukları iç denetim hizmetlerini ne şekilde elde edebilirler? Bu bağlamda birkaç stratejiyi ele almakta fayda görüyoruz. Bu stratejiler genel olarak;
1) İç denetimi şirket bünyesinde oluşturmak
2) İç denetim hizmetlerini dışarıdan, alanında uzman danışmanlık şirketlerinden almak (dışkaynak kullanımı- outsourcing)
3) Şirket bünyesinde kurmak ancak gerekli görüldüğü noktada danışmanlık firmalarının bilgi, uzmanlık ve tecrübelerinden faydalanmak (eş kaynak kullanımı-co-sourcing)
olarak ifade edilebilir.
Şirketler için doğru iç denetim modeli, uzmanlarca yapılacak durum değerlendirmesi ile başlar demiştik. Durum değerlendirmesi genel olarak aşağıdaki konuların araştırılması ile gerçekleştirilirr:
- Amaç, hedef, stratejileri ve planlamaları
- Örgüt yapısı, yönetsel yapı, görev ve sorumluluk dağılımları
- Şirketin mali yapısı, operasyonları, pazar konumu, sektörel koşulları, yasal koşulları, iş gerekleri
- Şirketin geçmiş denetim tecrübeleri (teftiş, dış denetim, vs.)
- Şirket yöneticilerinin geçmiş denetim tecrübeleri
- Geçmişte meydana gelen olumsuz olaylar, hata, suistimal, yolsuzluk ve kayıplar
- Şirketi ilgilendiren yasal mevzuat
- Sektörün ve işin teknik gereklilikleri
- Genel olarak şirketin kontrol ortamı ve kontrol aktiviteleri (COSO)
- Şirketin gizlilik ve güvenlik ihtiyaçları
Değerlendirmeyi yapacak olan uzman, şirketin mevcut durumunu genel olarak yukarıdaki koşullar paralelinde analiz edecek ve bünyeye en uygun iç denetim modelini önerecektir. Zaman, emek ve para kaybına uğramamak için dikkatli bir değerlendirme yapılması esastır. Şirketin ihtiyacı olan iç denetim hizmetlerinin kapsam, nitelik ve koşulları ancak sağlıklı bir değerlendirme nihayetinde oraya çıkar. Bu aşamada en sık yapılan hata, değerlendirme aşamasının gereksiz görülmesi veya zaman kaybına uğramamak için atlanmasıdır. Her bünyeye uygun tek bir iç denetim modeli sağlanabileceği kanaatinde olan veyahut iç denetim alanında ehil olmayan yöneticilerin en sık düştükleri hata budur. “Filanca şirket şu şekilde kurmuş”, “benim eski görev yaptığım şirkette şöyleydi” şeklindeki görüşler ile veya yarım yamalak bazı kaynakların taranması (internet, kitaplar, eş dost, vb.) sonucu atılacak adımlar telafisi mümkün olmayan hatalara yol açabilir. Burada en büyük rol şirket sahiplerine, yönetim kurullarına ve üst düzey yöneticiye (CEO veya Genel Müdür) düşmektedir. Şirket içinde böylesi bir uzmanlık veya tecrübe bulunmuyor ise uzmalara danışmaktan çekinmemeli, yukarıda bahsedilen profesyonel değerlendirmeyi mutlaka talep etmelidirler. Üst düzey yöneticilerin bu bilinçte olması, işin baştan doğru şekilde ele alınmasını sağlar. Önemli olan ulsuslararası standartlarda bir iç denetim hizmetinin, en doğru şekilde alınmasıdır. Bu niteliklerde, risk odaklı iç denetim anlayışı ülkemizde görece yeni olduğundan, dışarıdan uzmanlara danışmak gayet normal karşılanmalıdır. Nihayetinde iç denetim yönetsel bir araç olmakla birlikte ayrı bir disiplindir ve son derece teknik bir konudur. Konu ile ilgili bilgisiz gözükmek istemeyen bazı şirket yöneticilerinin kimi zaman yukarıda bahsedilen değerlendirmeyi ve araştırmayı bizzat kendileri yapmaya kalktıkları görülmektedir. Oysa ki bu doğru bir yaklaşım olmayacaktır. Yönetici şirketi iyi yönetmek, kara geçirmek için oradadır. Teknik her konuyu en üst düzeyde bilmek zorunluluğu yoktur. Yönetim biliminde veya yöneticilikte iyi olması kafidir. İyi yönetici bilemdiği veya anlamadığı konuyu danışabilecek olgunluktaki kişidir. Bu sebeple şirket yöneticilerine tavsiyemiz danışmaktan, fikir almaktan, görüş alış verişinde bulunmaktan uzak durmamalarıdır.
Şirketin gereksinim duyduğu iç denetim hizmetini ne şekilde alacağı, bu değerlendirme sonrası ortaya çıkmaktadır. Bir sonraki yazımızda yukarıda belirtilen üç adet iç denetim stratejisini ayrıntıları ile ele alacak ve olası bazı değerlendirme sonuçlarına göre hangi stratejinin tercih edilmesinin uygun olacağından bahsedeceğiz.