“Söz gümüşse, sükût altındır” demiş atalarımız. Gerçekten de boşa söylenmiş bir söz değil bu. Günümüzde hepimiz karşımızdakileri dinlemekten çok ne söyleyeceğimize fazlası ile odaklıyız. Bu elbette dönemin bireysellik kültürü ile de alakalı. Toplumsal değerlerimiz, çağa ayak uyduruyor. Uydururken de maalesef olaylara hep “ben” merkezli bakıyoruz. Karşı tarafı dinlemek, anlamak, empati kurmak nedense pek önemli görülmüyor. O kadar çok biliyoruz, o kadar çok fikrimiz var, o kadar çok kendimize odaklıyız ki, dinlemeden konuşmak adeta bir hak! Oysa dinlemek insana çok şey katıyor. İlişkileri zenginleştiriyor. Çatışmaları önlüyor ya da hızlı çözüm sağlıyor. Unuttuğumuz bir meziyet bu.

 

Konuya iç denetim ekseninden baktığımızda, dinlemenin ne denli önemli bir meziyet olduğu ortada. Risk odaklı iç denetim yani çağdaş iç denetim anlayışı, klasik denetim yaklaşımlarının yerini alırken, daha “değer katıcı” bir misyon benimsenmiş oldu. Değer katmak demek anlamak demek. Çalıştığı şirketlerde üst yönetim ile operasyonel yönetimin sıkıntılarını, durumunu ve beklentilerini anlayamayan bir iç denetim değer katma misyonundan uzaklaşmış olur.

 

Peki “anlamak” nasıl olacak? İç denetçiler nasıl daha iyi anlayabilir? Örneğin, değer katma amaçlı olarak gerçekleştirdikleri iç denetimlerde denetledikleri alandaki risklerin iyi yönetilip yönetilmediği, kontrollerin yeterli ve etkin olup olmadığı, yönetim uygulamalarının sağlıklı olup olmadığı ve faaliyetlerin etkinliği ve verimliliği ile ilgili tespitler yaparken, “anlamak” neden büyük önem taşıyor. “Anlamak” denetimin özü olabilir mi?

 

Gerçekten de iç denetçi, denetim veya danışmanlık yaptığı konuyu en başta “anlamalı”. Bunun çok farklı yolları var. Araştırma, analiz, gözlem, anket, inceleme, vb. teknikleri kullanarak denetlediği ya da danışmanlık hizmeti verdiği konuyu öğrenebilir, anlayabilir. Ancak kanaatimce anlamanın en güzel yolu “dinlemek”. Aktif, istekli ve kaliteli bir dinleme süreci, denetim veya danışmanlık görevlerinde, görevi başarı ile yürütme ve sonlandırmada en önemli faktör.

 

Mesleki tecrübelerim ve onlarca kurumda yaptığım gözlemler bana iç denetçilerin gerçekten dinlemediklerini söylüyor. Bir kısım iç denetçi dinlemeyi gerekli görmüyor. Kafasında elde etmeyi umduğu sonuçlar var ve bu sonuçlara kilitlenme yolunu seçiyorlar. Büyük bir kısım ise dinlemek istiyor ancak bunu nasıl yapacağını bilmiyor. Bir kısım denetçi ki sayıları oldukça az, dinlemenin denetimdeki önemini kavramış ve kendilerini bu konuda geliştirmişler. Risk odaklı iç denetim; denetlenen konunun ya da alanın iyi anlaşılmasını, bu alanda çalışan yönetici ve personelin fonksiyonlarını kavramayı, bunlardan süreçler ile ilgili kaliteli bilgi almayı, bu alana ilişkin olarak üst yönetimin beklentilerinin anlaşılmasını gerektiriyor. Bilgi almak, toplamak, kategorize etmek, ilişkilendirmek, sorgulamak ve mantıklı bir sonuca ulaşmak gerekiyor. Bu iş için analitik düşünme, dikkat ve teknik konularda bilgi kadar “iletişim” becerisi de gerekiyor. En başta da “dinleme” becerisi.

 

Aktif dinleme, kafada başka bir şey düşünmeden karşı tarafı belirli bir kurgu dahilinde dinlemek demek. Örneğin, “personel özlük işleri sürecini” denetleyen bir iç denetçi, sürecin işleyişi, adımları, çıktıları, riskleri, görev ve sorumluklar ile kontrolleri tanımlayabilmek için belirli bir akış dahilinde, denetlenenden (modern tabirle müşteri) bilgi almalı. Karşı taraftan ne kadar sık ve kaliteli bilgi alır ise denetimi o kadar zenginleşecektir. Bu bakımdan ilk adım doğru soruların belirli bir kurgu/plan dahilinde sorulmasıdır. İkinci adım ise, bu sorulara verilen cevapların iyi dinlenmesidir. İyi dinleme, kendini vermeyi, karşınızdaki kişiler ile empati kurmayı ve karşınızdakilere değer vermeyi gerektirir. Eğer yeterince iyi dinlerseniz, sorulara iyi cevaplar alırsınız.

 

Sanıyorum ki iç denetçilerin denetimlerinin özellikle pre-survey aşaması ile açılış ve kapanış toplantılarında dikkatli ve iyi dinleme yapmaları denetimlerinin kalitesini olumlu olarak etkileyecektir. İyi dinleme zamanla geliştirilebilen bir yetenek. İşe önce aile ve arkadaş ortamından başlamak gerekiyor. Vereceğiniz cevabı veya başka konuları düşünmeden aile üyeleri ya da arkadaşlarınızı dinlemeyi, onların söylediklerine odaklanmayı başarırsanız, denetimlerde de müşteriyi dinlemek konusunda tecrübe kazanmış olursunuz.

 

“Dinlemek eylemi”, doğru yapılabilir ise bir iç denetçinin en etkili aracıdır.