Yakın zamana dek kamuda iç kontrol ve iç denetime ilişkin düzenlemelerin (5018 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeler) dışında kalmış olan Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT’ ler) 2013/5503 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri ve Bağlı Ortaklıklarının 2014 Yılına Ait Genel Yatırım ve Finansman Programının Tespiti Hakkında Karar ile bünyelerinde iç kontrol ve iç denetim sistemleri oluşturmak durumundadırlar. Bahse konu Kararname Eki’ nin 24. Maddesi, İç Denetim ve İç Kontrole ilişkin esasları ortaya koymaktadır. Bu Madde; tüm KİT’ lerde, 2014 yılı sonuna kadar iç denetim sistemlerinin, 2015 yılı sonuna kadar ise iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasını zorunlu kılmaktadır. Yine bu Madde kapsamında KİT’ ler, oluşturacakları İç Kontrol Eylem Planlarını 2014 yılının Temmuz ayına kadar Hazine Müsteşarlığına ulaştırmak durumundadırlar. Yine 2014 senesi sonunda ise, gerçekleştirdikleri tüm çalışmalar ile ilgili bir “İlerleme Raporu” hazırlayacaklardır.
Bilindiği üzere KİT’ ler, genel olarak kamusal kaynakları kullanmak yoluyla ekonomik alanda faaliyet gösteren Devlet Kuruluşlarını ifade etmektedir. 233 sayılı KHK’de KİT’ler, iktisadî devlet teşekkülleri ve kamu iktisadî kuruluşları olarak ikili bir ayırıma tabi tutulmuşlardır. 2000′ li yılların başına dek, siyaset kurumunun arka bahçesi, verimsiz, geri kalmış ve zarar eden kuruluşlar olarak görülen KİT’ ler, son 10 sene içinde, Özelleştirme politikaları ve Mali Disiplin ilkeleri çerçevesinde yönetim teknikleri ve bilgi teknolojileri bağlamında çağı yakalamaya çalışan, daha verimli olmaya gayret eden, stratejik planlar yapan, kendisini yenilemeye çalışan kuruluşlar olmaya çalışmaktadırlar. 2013 sonu ve 2014 ilk çeyrek dönem verileri ışığında, KİT’ lerin bir kısmının karlı, diğer bir kısmının da zararda olduğunu görmek mümkündür. Bu anlamda iç kontrol ve iç denetim mekanizmalarının KİT’ lerin görev zararını azaltıcı ve karlılığı artırıcı yönde katkı sağlaması beklenmektedir.
Bahse konu Kararname kapsamında bünyelerinde iç denetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaları gereken KiT’ ler bu durumu bir fırsata çevirebilir ve operasyonlarını iç kontrol ve iç denetim güvencesi altına alabilirler. KİT’ lerin stratejik, operasyonel, mali ve uygunluk hedeflerini gerçekleştirebilmeleri için iç kontrol ve iç denetim sistemlerinin büyük katkısı olacaktır. Bu noktada, kendi kurum ve kuruluşlarında iç kontrol ve iç denetim sistemleri oluşturmaya yönelik çalışmakla görevlendirilen uzman ve yöneticiler bazı konulara dikkat etmelidirler. Bu konuları aşağıda özetlemeye çalışacağız:
- İç denetim fonksiyonu oluşturma girişimi, hali hazırda KİT’ lere hizmet veren Teftiş Kurulları ve Müfettişleri tarafından tepki görebilir. Uzun yıllar boyunca ağırlıklı olarak uygunluk denetimi hizmeti sağlayan bu Kurulların, iç denetime karşı olumuz tavır ve tutum içinde olmaları işin baştan başarısız olmasına neden olacaktır. Bu tepkilerin iyi yönetilmesi, Kurulların devamlılığına ve hizmetlerine yönelik bir tehdit olmadığının iyi açıklanması ve Kurul mensuplarının bu konuya daha sıcak bakmaları sağlanmalıdır. Teftiş Kurulları, iç denetim sistemi oluşturma girişim ve çabalarına mutlaka dahil edilmeli, her aşamada fikirleri alınmalı, iki birim arası görev ayrıştırması ve koordinasyon konusunda düzenlemeler öncelik taşımalıdır. Esasen, KİT’ lerde iç denetim ve teftiş kurulu mekanizmalarının birbirlerini destekleyen, geliştiren ve işbirliği içinde yapılar olduğu, etkili iletişim ve işbirliği ile kurumlarına daha fazla değer katma fırsatı yakaladıkları kurumsal algı olarak kabul görmelidir.
- İç kontrol sistemi, belirli bir kurumsallık ve standardizasyon çerçevesinde çalışmaya alışkın olmayan KİT’ ler açısından faydalı bir teşvik edici olacaktır. Özellikle kurum genelinde, iş süreçlerinin tanımlanması, görev tanımlarının belirlenmesi, işlere ilişkin risk analizleri gerçekleştirilmesi, kontrol mekanizmalarının gözden geçirilmesi ve kurumsal bilgi sistemi ve raporlama süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik eylemler ile yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi, kurumsal sorun, darboğaz ve verimsizliklerin belirlenmesi ve bunlara çözüm bulunması mümkün olacaktır. Bu denli faydalı bir çalışmanın, kurum üst yönetimi ve diğer birimler nezdinde kabul görmesi için ne olduğunun ve faydasının çok iyi anlatılması gerekmektedir. Bu amaç ile kurum dışı uzmanlarının seminer ve sunumlar ile üst yönetim ve birim yöneticilerini bilgilendirmesi önerilmektedir.
- İç kontrol sisteminin, kalite yönetimi, teftiş, denetim ya da yeniden yapılandırmadan farklı bir konu olduğu ve kurumsal iş ve işlemlerin en önemli destekleyicisi olduğu iyi anlaşılmalıdır. İç kontrol, bir dokümantasyon ya da sertifikasyon işi değildir. Aksine, günlük, haftalık ve aylık iş ve işlemler ile bunların oluşturduğu iş süreçlerinin risklerden arındırılmış şekilde yönetilmesine ve yönetsel seviyelerde isabetli ve iyi karar vermeye zemin hazırlar. İç kontrol, mevcut durumda, mevcut koşullar ve kısıtlar çerçevesinde bir KİT’ in kurumsal performans anlamında en iyisini yapmasını sağlayan bir sistemdir. Bunu kontrol ortamı, bilgi ve iletişim sistemlerini güçlendirmek ve kontrol faaliyetlerini, riskleri minimize etmeye yönelik olarak iyileştirmek ile sağlar. Diğer pek çok yönetsel araçtan farklı olarak, bir bilgi sistemi (yazılım) aracılığı ile yönetilmesi zorunludur. İç kontrol sistemini, zorunluluk sebebi ile üretilen bir doküman yığını olarak değil, çeşitli seviyelerde yöneticileri risklere karşı koruyan ve kurumsal performansı artırmaya yönelik ve bilgi sistemleri ile desteklenen bir yönetim sistemi olarak görmek gerekmektedir.
- İç kontrol kurum içinde her seviyede yönetici ve personelden oluşturulacak bir çalışma ekibi ile kurulmalı ve desteklenmelidir. Çalışma ekibi iç kontrole ilişkin iyi eğitim almalı, konuyu iyi kavramalı ve kurum içinde iyi izah etmelidir. Kendi birimlerinin iş ve işlemlerine hakim, saygı duyulan, çalışkan ve vizyonu açık kişilerin iç kontrol ekiplerinde yer almaları önemlidir.
- Hem iç denetimde, hem de iç kontrolde, uluslararası standartlar ve iyi uygulamalar baz alınmalıdır. İç kontrol sıklıkla kalite yönetimi ile karıştırıldığından, EFQM, Six Sigma, Iso 9001:2008, vb. kalite modellerinin iç kontrolün yerini tutmayacağı bilinmelidir. Zaten bu modellerin kamu kaynaklı kurum ve kuruluşlarda başarılı olma imkan ve ihtimali iç kontrole oranla düşüktür. Özünde “sürekli iyileşmeyi” hedefleyen bu araçlar ile mevcut durum ve koşullar dahilinde risklerin azaltılması ve performansın artırılmasını hedefleyen ve iyileşmeyi daha düşük maliyet ile ve kısa sürede sağlayan iç kontrol arasındaki en büyük fark, uygulanabilirliktir. Kalite yaklaşımları ve modelleri çeşitli sebepler ile kamuda uygulanabilir ve sürdürülebilir değildir. Bu unsurlar, KİT’ lerde işlemlerin yoğun olarak mevzuat dahilinde yürütülmesi, sürekli dış denetim altında olma, personel rejimi ve performans yönetimi bulunmaması nedeni ile “sürekli iyileşmenin” pratik olarak mümkün olmaması ya da uzun zaman alacak olmasıdır (mevzuat değişikliği, performans ödüllendirmesi, vb. konular sıkıntılıdır). İç kontrol ise bir “öz değerlendirme” çalışması olup, mevcut koşul ve durumlarda en iyiyi yapmaya ve performansı artırmaya odaklıdır. Risk profilinde küçük iyileştirmeler ve mevcut kaynakların etkili ve verimli kullanılmaya başlanması ile önemli katkılar sağlar. İç kontrolde; 5018 sayılı Kanun ve İç Kontrol Düzenlemelerinde de yer alan COSO İç Kontrol Modeli ve buradan türetilmiş olan Kamu İç Kontrol Standartları baz alınmalıdır. COSO Modeli, KİT ‘ler için EFQM başta olmak üzere pek çok kalite modelinden çok daha uygulanabilir ve gerçekçi bir modeldir.
- İç kontrol ve iç denetim konularında danışmanlık hizmeti alınması doğrudur. Ancak bu hizmetlerin kimden alınacağı önem arz etmektedir. NOYA (Ne iş olsa yaparım ağabey) olarak tabir edilebilecek ve geniş yelpazede pek çok hizmeti verdiğini iddia eden, özünde süreç ya da kalite danışmanı olan şirketlerden uzak durulması önerilmektedir. İç kontrol ve iç denetim özel uzmanlık gerektiren ve oluşturulurken hata affetmeyecek sistemlerdir. Bu sistemlere yönelik çalışmalar mutlaka bunlara ilişkin ciddi uzmanlığı ve mesleki sertifikasyonları (CIA, CCSA, CRMA) olan kişiler tarafından desteklenmeli ve danışmanlık hizmeti sağlayan şirket ya da kişiler en detaylı şekilde sorgulanmalıdır. İç kontrol danışmanlığını, bilgi sistemleri desteği olmadan ve kısa süre içinde verebileceği iddiası ile yaklaşan kişi ya da şirketlerden uzak durulmalıdır.
KİT’ lerde iç kontrol ve iç denetim ile ilgili tüm sorularınız için (312) 4425015 numaralı telefondan bilgi alabilirsiniz.