Anasayfa » İç Kontrol | İç Kontrol Danışmanlığı | Kamu İç Kontrol » Kamudan İç Kontrol Alanında İyi Bir Uygulama Örneği: Yalova Üniversitesi

Kamudan İç Kontrol Alanında İyi Bir Uygulama Örneği: Yalova Üniversitesi

Her şey, 2013 yılının Haziran ayında başladı. Control Solutions International olarak, Yıldırım Beyazıt Üniversitesi ile ortaklaşa kurduğumuz Kamu Performans Geliştirme Merkezi (PERGEM) faaliyetleri kapsamında, Mali Hizmetler Uzmanları Derneği’ nin desteği ile toplam 120 Mali Hizmetler Uzmanı ve Yardımcısına, 3 ayrı grup dahilinde “İç Kontrol ve Risk Yönetimi” eğitimi verdik. Bu eğitim programına 40 farklı kamu idaresinden katılım gerçekleşmişti. Genellikle tüm katılımcılar konuyla son derece ilgili olmakla birlikte, birkaç idarenin katılımcıları sordukları sorular, o güne kadar yaptıkları çalışmalara geri bildirim alma istekleri ve alakaları ile öne çıkmıştı. Bunlardan bir tanesi de Yalova Üniversitesi idi.

 

P1000043O tarihten sonra Yalova Üniversitesi ile ilişkilerimiz hiç kesilmedi. Üniversite’ nin Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı sayın Dr. Hakan Bakkal başta olmak üzere, öğretim görevlisi sayın Alper Kasımoğlu, İç Kontrol Şube Müdürü sayın Bekir Yolal, Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı sayın İlknur Tunç ve Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı sayın Gülsen Aktürk’ ün Üniversitede sağlıklı, üst yönetime fayda sağlayacak ve Türkiye’ ye örnek teşkil edecek bir iç kontrol sistemi oluşturma idealini görüyor, ekip olarak bu konudaki heyecanlarını hissediyorduk. Açıkçası, bu idealist bakış açısı, bizim de kamuda iç kontrol alanında iyi uygulama örnekleri ortaya çıkartma misyonumuz ile örtüşüyordu. Sıklıkla fikir alış verişleri yapıyor, iç kontrolün üniversitede etkin olarak nasıl kurulabileceğini değerlendiriyorduk. Bu dönemde, PERGEM’ den eğitim almış ve konunun özünü kavramış bu ekibe motivasyon desteği vermek gerektiğini fark etmiştik.

 

Kamuda iç kontrol ile ilgili 3 önemli sorundan bir tanesi iç kontrolü doğru yorumlayamamak. İç kontrol konusunda yetkin olmayan danışmanlar ile çalışan idarelerde maalesef iç kontrol kalite yönetimi veya dokümantasyon işi ile karıştırılıyor. İkinci sorun, konuya doğru bir bakış açısı kazanılmış olsa bile uygulamaya yönelik rehberlik ve destek bulamamak. Üçüncü sorun ise, iç kontrol konusunda üst yönetim desteği sağlayamamak.

 

Yalova Üniversitesi’ nin bu üç sorundan iki tanesini yani iç kontrolü doğru yorumlamak ve üst yönetim desteği konularını aştığını gözlemliyorduk. Hem ekibin bizimle tanışmadan önce yaptığı detaylı araştırma ve analizler sonucu iç kontrole ilişkin elde edindiği bilgi birikimi, hem eğitimlerimizde verdiğimiz metodoloji ve sistematiğin iyi kavranmış olması, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının konuya doğru bir yorum getirmesini sağlamıştı. Birim, iç kontrolün gerçekten ne anlama geldiği konusunda net bir fikre sahipti. Diğer taraftan Üniversite’ nin üst yönetimi, Başta Sayın Rektör Prof. Dr. M. Niyazi Eruslu başta olmak üzere, iç kontrol konusuna destek veriyor, iç kontrol sisteminin üniversiteye sağlayacağı faydayı görüyorlardı.

 

P1000045Başta Sayın Rektör olmak üzere, Üniversite üst yönetiminin, iç kontrolü yönetim kalitesini ve kurumsal performansı artıracak bir araç olarak görmeleri ve desteklemeleri, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’ nın da işini kolaylaştırıyordu. Elbette üst yönetime bu bakış açısının kazandırılmasında Daire Başkanı sayın Dr. Hakan Bakkal’ ın büyük emeği olduğunu da vurgulamadan geçemeyiz.

 

Üniversite, 2-7 Ekim 2013 tarihinde Antalya’ da düzenlediğimiz genel katılıma açık İç Kontrol ve Risk Yönetimi eğitimine de katıldı. Bu eğitimde, İç Kontrol Şube Müdürü Bekir Yolal ile oldukça yakın çalışma imkanı bulduk. Bekir Bey’ in gelişime açık tutumu ve konuyu son derece ciddiye alıyor olması dikkatimizi çekmişti. Bu eğitim sonrası, artık ekibin tamamı iç kontrole ilişkin aynı bakış açısını yakalamış, ekip içinde ortak bir dil oluşmuş, konuya ilişkin önermiş olduğumuz metodoloji kabul görmüştü.

 

Kamu idarelerinde iç kontrolün Stratejik Planlama, Performans Programları, İç Denetim ve İş Süreçleri ile entegre olarak oluşturulması ve yönetilmesi İç Kontrol metodolojimizin temelini oluşturuyor. Birlikte çalıştığımız, danışmanlığını yaptığımız tüm kamu idarelerinde iç kontrolün bu şekilde yorumlanmasını sağlıyoruz. Ancak bu oldukça zor ve zahmetli bir iş. Zira, tüm bu sistemleri entegre etmek için çok çaba sarf etmek ve doğru araç/tekniklerden faydalanmak gerekiyor. Bu araç ve teknikleri düzenli ve istikrarlı olarak uygulamak sonuç alınmasını sağlıyor. Bunların başında da iç kontrole yönelik diğer sistemler ile entegre bir iç kontrol yazılımı kullanılması geliyor. Eğitimlerimizde değindiğimiz tüm bu hususlarda Üniversite iç kontrol ekibinin de mutabık kalması ve benimsemeleri, bugünkü başarı yolculuğunun temelini oluşturdu.

 

DSC_0055Üniversite’ nin iç kontrol yolculuğunda bir sonraki adım, Üniversite Üst Yönetimine Yalova ‘da yapılan iç kontrol bilgilendirme sunumu oldu. Bu sunumda iç kontrolün bir dokümantasyon çalışması olmadığı, çabaların boşa gitmeyeceği ve Üniversite Yönetimine, iç kontrol sistemi sayesinde “riske dayalı bir yönetim modeli” kazandırılacağı vurgulandı. Üst yönetimin, konuya bakışı ve istekliliği, bu projenin başarı ile sonuçlandırılabileceğine dair inancımızı artırmıştı.

 

 

 

DSC_0060Bu sunumu takiben, zorlu bir çalışma gündemi bizi bekliyordu. Öncelikle Üniversitede bir iç kontrol sistemi oluşturma görevini bir projeye çevirmemiz ve tüm birimleri işin içine çekmemiz şarttı. Bu anlamda Hakan Bey ve ekibi titiz bir çalışma yürüterek akademik ve idari birimlerden iç kontrol proje ekibine katabilecekleri uygun kişileri belirlemeye başladılar. İç kontrol ekibine alınmak için 2 kriter vardı: 1- Kendi biriminin tüm iş süreçlerine hakim olmak, 2- Takım çalışmasına yatkın olmak.

 

 

 

DSC_0049Ekibin oluşturulması sonrası ilk adım, bir eğitim programı düzenlemek oldu. Daha önce Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı iç kontrol ekibinin almış olduğu eğitimleri, şimdi de Üniversite iç kontrol ekibine vermek gerekiyordu. Aynı dili konuşmak, konuya Üniversite genelinde aynı şekilde bakabilmek ve ekibe yetkinlik kazandırmak amacı ile Üniversite’ nin tüm Birimlerinden (idari ve akademik) en az birer kişinin ve Üniversite Üst Yönetiminin katılımı ile 3 gün süren bir eğitim programı düzenlendi. Eğitimde iç kontrolün temelleri, süreç yönetimi, süreç analizi, iş akışları oluşturma, risk değerlendirmesi, risk yönetimi, risklerin tespiti ve ölçümü, iç kontrol sistemi oluşturma metodolojileri, kontrol faaliyetleri, iç kontrol sisteminin unsurları ve standartları gibi konulara yer verildi. Eğitime ilgi tamdı. Üst Yönetimin eğitime katılması, eğitimi destekleyici bir unsur olmuştu. Bu durum, iç kontrole ilişkin kurumsal inancı da artırmıştı. Eğitim sırasında üniversite proje ekibinin konuya inancının geliştiğini son günkü sohbetlerde anladım. Bu durum bizleri çok mutlu etmişti.

 

DSC_0024Eğitim sonrası Üniversitenin iş süreçleri “APQC” modeline uygun olarak belirlenmeye başlandı. APQC modeli, tüm dünyada süreç yönetimi alanında en güncel modellerden bir tanesi. Modelin Üniversiteye uyarlanması pek kolay olmadı. Özellikle akademik süreçlerin, modele uygun bir şekilde belirlenmesi için uzun çalışmalar yürütüldü. Ancak neticede ortaya, Üniversite Stratejik Planı ile uyumlu, Üniversitenin tamamını kapsayan bir süreç çalışması çıktı. Bu çalışma üzerinde halen çalışılmaya, iş süreçleri daha kesin ve net olarak tanımlanana kadar devam edilecek. Bu konuda, Birim oldukça başarılı çalışmalar yapıyor.

 

 

Süreç çalışması ile birlikte eş zamanlı olarak Üniversite iş ve görev tanımlarının oluşturulması çalışması başlatıldı. Bu şekilde hem iş süreçlerinde görev, rol ve sorumluluklar daha net belirlenecek, hem de Kontrol Ortamının iyileştirilmesi açısından önemli bir çalışma tamamlanmış olacak. Görev tanımları netleştirildiğinde, Üniversite’ de çalışma sistematiği büyük ölçüde düzene girmiş olacak. Aynı zamanda, performans değerlendirmeleri açısından da görev tanımlarının bulunması, bir baz teşkil edecek.

 

Projede bir sonraki aşama, iç kontrol yazılımının (KİOS) devreye alınması idi. KİOS’ un devreye alınması ile, iç kontrol projesinin, etkinlik ve verimliliği artırılmış oldu. Tüm iç kontrol ekibi, tek yazılım üzerinde büyük bir verimlilik ile çalışabiliyor. İş süreçlerinin tanımlanması, iş akışlarının oluşturulması, risklerin tanımlanması, kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi, risk kontrol matrisleri ve risk haritaları oluşturma işleri yazılım yardımı ile otomatik olarak oluşturuluyor. İş süreçleri yazılım üzerinden analiz edilerek, gerekli risk ve kontrol iyileştirmeleri yapılabiliyor. Projede kalem kağıt kullanılmadan, sadece iç kontrol yazılımı ile tüm iç kontrol projesi verimli bir şekilde yürütülüyor. KİOS, aynı zamanda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı iç kontrol ekibinin, Üniversitenin dört bir yanında ve farklı Birimlerinde yürütülen tüm iç kontrol çalışmalarını izlemesi ve geri bildirimde bulunmasında da kolaylık sağlıyor. Konsolidasyon işlemlerini de kolaylaştırıyor. Birim iç kontrol ekibi tek tuşa basarak, projenin tüm ilerleyişini görebiliyor.

 

KİOS’ un kurulumu sonrası, Birim iç kontrol ekibi ile birlikte, 2 adet Üniversite iş sürecinde (Satın Alma Süreci ve Bilimsel Araştırma Projelerinin Yönetimi Süreci) 2 adet pilot iç kontrol uygulama çalışması yapıldı. Bu aşamada,  2 adet iş sürecinde, iç kontrol çalışmaları tamamlandı ve tüm çalışmalarda KİOS kullanılarak, Üniversite Strateji Geliştirme Başkanlığı iç kontrol ekibinin yazılım kullanma deneyimi artırıldı. Pilot çalışma sonrası, ekip iç kontrol çalışmalarını tüm Üniversite iş süreçlerinde gerçekleştirmek üzere bir proje planı ortaya koydu. 2014 senesi içinde, tüm iç kontrol çalışmalarının tamamlanması hedeflendi.

 

Tamamlandığı zaman, Yalova Üniversitesi iç kontrol sisteminin önemli bir özelliği olacak. Burada iç kontrol çalışmaları kesinlikle büyük bir kabul ile yürüyor. Bu sistem, başta sayın Rektör Prof. Dr. Niyazi Eruslu olmak üzere, Üniversite Üst Yönetimine Üniversite faaliyetleri, Üniversite riskleri ve bunların stratejik amaç ve hedeflere olan etkisine ilişkin son derece detaylı bilgi taşıyacak. Üniversitenin stratejik ve süreç performansının değerlendirilmesinde, kritik kararlar alınmasında, süreçlere ilişkin iyileştirme veya yeniden yapılandırma yapılacağında veya bir sonraki Stratejik Plan hazırlıklarında, iç kontrol sistemi ve KİOS’ tan önemli fayda sağlanacağı gözüküyor. İç kontrol, Yalova Üniversitesinde bir bürokrasi, dokümantasyon ya da gereksiz yük olarak algılanmıyor. Tam tersine, iç kontrol bölgesel bir etki merkezi olmada Üniversite’ nin en büyük yardımcısı. Konuya bu şekilde bakan ve gerekli adımları atan Üniversite Yönetimini de tebrik etmek gerekiyor.

 

Yalova Üniversitesi- PERGEM işbirliği çerçevesinde, bir pilot kurum ve iyi uygulama örneği olmasını hedeflediğimiz Yalova Üniversitesi, her geçen gün önemli mesafe kat ediyor. Dr. Hakan Bakkal ve ekibinin, iç kontrolü doğru yorumlaması, konuyu üst yönetime doğru aktarması ve hevesleri ile iç kontrol çalışmaları doğru başladı ve doğru istikamette ilerliyor. 2014 senesi sona erdiğinde, inşallah ülkemiz kamu idarelerine ve özelde Üniversitelere örnek olacak bir iç kontrol sistemini, tüm Türkiye’ ye sunma imkanı bulacağız.

 

DSC_0123Yalova Üniversitesindeki değerli takım arkadaşlarıma emek, özveri ve inançları nedeni ile bir kez daha teşekkür ediyorum. Bu proje en çok onların sayesinde başarıya ulaşacaktır. Projenin başlangıcı ve yürütülmesinde büyük payı olan, Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Sayın İlknur Tunç a da özverili çalışmaları ve katkıları nedeniyle ayrıca teşekkür ediyorum.

Etiketler:
Önceki yazılarım
Sonraki yazılarım

Hakkında bertankaya

Bir Cevap Yazın

E-Posta adresiniz yayınlanmadı

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Yenile



Yukarıya Git