Anasayfa » İç Kontrol | İç Kontrol Danışmanlığı | Kamu İç Kontrol » Kamu İdarelerinde Etkin İç Kontrol Sistemleri Nasıl Kurulabilir?

Kamu İdarelerinde Etkin İç Kontrol Sistemleri Nasıl Kurulabilir?

ickontrolBilindiği üzere, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunuyla Türkiye’nin Kamu Malî Yönetim Sistemi uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmis ve bu kapsamda kamu idareleri genelinde etkin iç kontrol sistemleri oluşturulması amaçlanmıştır.

Bu bağlamda tüm kamu idareleri iç kontrol sistemlerini 5018 sayılı Kanun hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine uyumlu bir şekilde olusturma, uygulama, izleme ve geliştirme çalışmalarını sürdürmektedir. Bu çerçevede, pek çok kamu idaresi 5018 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin gerekliliklerini önemli ölçüde karşılayan eylem planlarını hazırlamış ve Maliye Bakanlığına ulaştırmıştır. Ancak eylem planlarına sahip bu kamu idarelerin çok önemli bir kısmı, bünyelerinde etkin bir iç kontrol sistemi oluşturma faaliyetlerine başlamamıştır. Oysa ki, kamu idarelerinin eylem planlarında yer alan bu çalışmaları en geç 30/6/2011 tarihinde tamamlamaları beklenmektedir.

Eylem planlarını, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberine göre hazırlamış olan bu kamu idarelerinin bünyelerinde etkin bir iç kontrol sistemi oluşturmaya başlayamamalarının arkasında bazı sebepler yatmaktadır. Bu sebepler genel olarak;

- İç kontrol sistemini uygulama, çalıştırma, izleme ve geliştirmeye yönelik bir metodoloji ve yetkinliğe sahip olunmaması,

- Konu ile ilgili kamu idarelerinde sahiplik ve sorumluluk anlamında sıkıntılar yaşanıyor olması,

- Geriye dönüş zor ve maliyetli olacağından, hatalı bir iç kontrol sistemi kurmaktan kaçınma,

- İdarelerin önünde iyi bir uygulama örneği bulunmuyor olması,

- Konu ile ilgili olarak makul bir maliyetle danışmanlık alınabilecek tecrübe ve yetkinlikte kişiler bulunamıyor olması,

- Teşkilatlarının konuyu yeterli düzeyde ciddiye almaması,

- Konu ile ilgili olarak Maliye Bakanlığının yeterli düzeyde rehberlik sağlayamaması

olarak ifade edilebilir.

Bilindiği üzere, kamu idarelerinde oluşturulması öngörülen iç kontrol sistemlerinin, baz alınacağı temel mevzuat olan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, dünyaca kabul gören bir iç kontrol modeli olan COSO İç Kontrol Çerçevesinden faydalanılarak oluşturulmuştur. Hatta Tebliğde bahsedilen iç kontrol standartları, COSO İç Kontrol Modelinde yer alan iç kontrol bileşenleri ile birebir aynıdır. Yine bilindiği üzere, COSO İç Kontrol Çerçevesinde, bünyelerinde iç kontrol sistemi kurmak isteyen işletme ve kuruluşlara ne yapmaları gerektiği, mevcut sistemlerini neye göre değerlendirmeleri gerektiği ayrıntılı bir şekilde anlatılmakla birlikte, bunu nasıl yapacakları açıklanmamıştır. Benzer durum Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği açısından da geçerlidir. Her iki politika dokümanı da NASIL sorusuna yanıt vermemektedir. Bir başka deyişle, yol göstermekte ancak detaylı metodoloji ve araçlar önermemektedir.

O halde ne yapmalı? Kamu idareleri 30/6/2011 tarihine kadar eylem planlarında yer alan çalışmaları nasıl gerçekleştirecekler? Bu konuda yol haritaları ne olmalı?

İşe eylem planlarının bir tarafa bırakılması ile başlanmalı. Yani eylem planları ilk etapta işe başlamak için doğru adresler değildir. Eylem planlarından süreç içinde faydalanılacak ve buradaki çalışmalar elbette hayata geçirilecektir, ancak işe bunlarla değil, çok daha farklı bir strateji ile başlanmasını öneriyoruz. Eylem planları hazırlık süreçleri ve kapsamları gereği kamu idarelerinde genellikle birkaç kişi tarafından hazırlanmış, teşkilatların benimsediği veya hazırlanmasına topyekün katkı sağladığı metinler değildir. Bu sebeple, teşkilatlarda bu planların anlaşılması, benimsenmesi ve uygulanması oldukça zordur. Örgütsel davranış ve örgüt teorisi alanlarındaki bilgimiz ile kamu sektöründe benzer aşamalardan geçerek kazandığımız tecrübeler bize bunu düşündürmektedir.

Yola sadece mevzuatın gereğini yerine getirmek için ve eylem planlarını her ne pahasına olursa olsun uygulama amacı ile çıkan kamu idareleri bu araçları amaç haline getirmiş olurlar. Yani işin özünden, sağlaması beklenen faydadan uzaklaşmış olurlar. Sadece mevzuatın gereğini yerine getirmek için adım atılmış olunur. Oysa ki iç kontrol sistemi = mevzuat değildir! İç kontrol sistemi, mevzuatı da kapsayan, ancak çok daha ötesine geçen süreçler bütünüdür. İç kontrol sistemleri hatalı, eksik veya baştan savma kurulduğu takdirde, kamu idarelerine faydadan çok zarar getirir. Gereksiz bürokrasi, verimsizlik, evrak denizleri ve yılgın personel yığınları oluşturur. O sebeple, konu ile ilgili olarak başlangıç noktası kesinlikle eylem planları olmamalı, farklı stratejiler ile işe başlanmalıdır.

Örnek bir İç Kontrol Sistemi Kurulum Yol Haritası tarafımızca aşağıda önerilmektedir:

1) Mevcut durum analizinin yapılması ve bir Uygulama Koordinasyon Komitesinin oluşturulması,

2) Proje sorumlularının, takımların ve danışmanların belirlenmesi (idare genelinde ve mümkünse tüm birimlerin katılımı ile)

3) Projenin sağlıklı ilerlemesini, benimsenmesini ve kaynaklarını sağlayacak iç düzenlemelerin oluşturulması ve yayınlanması,

4) Proje sorumlusu, ekipler ve diğer görevlilerin eğitilmesi,

5) Kurum içi farkındalık ve kabul oluşturma (üst yönetici, birim yöneticileri, taşra teşkilatları, vd yöneticiler ile teşkilata anlaşılabilir, odaklı, ilgi çekici eğitimler verilmesi, motivasyon sağlanması)

6) Uygulama metodolojisi seçimi (İç Kontrol Standartlarının her biri için uygulama metodolojileri belirlenmesi) Örnek: Risk Değerlendirme Modeli çerçevesinde risk kontrol tespit yöntemlerinin belirlenmesi,

7) Eylem planlarını da göz önüne alacak uygulama planları oluşturulması,

7) Pilot uygulama çalışmaları ile tecrübe kazanılması,

8) Pilot çalışmalar sonrası kazanılan tecrübeler doğrultusunda, gerekli düzenlemelerin yapılması,

9) Takımların uygulama çalışmalarına başlaması ve çalışmaların periyodik olarak koordinasyon komitesine raporlanması,

10) Oluşturulan sistemin Tebliğ ve COSO İç Kontrol Çerçevesi dahilinde değerlendirilmesi ve eksikliklerin giderilmesi için eylem planları oluşturulması.

Bu yol haritası ile ilgili olarak, en önemli üç unsur şunlardır:

1) Konu ile ilgili zaman kısıtı nedeniyle, konunun bir proje şeklinde ve uygun proje yönetim metodolojileri dahilinde yürütülmesi,

2) Projenin en azından kritik aşamalarında konu ile ilgili uzman kişilerden (daha önce COSO modeli çerçevesinde iç kontrol sistemi kurulmasına yönelik danışmanlık yapmış, kamuyu iyi tanıyan ve uygun maliyetli) danışmanlık almak,

3) Konuyu, mevzuat gereği yapılan bir angarya olarak değil, kamu idarelerine çok önemli katkılar sağlayacak, kaynakların etkin, ekonomik ve verimli kullanımını sağlayacak, hizmet kalitesini artıracak ve idarelerimizin geleceğine atılan bir imza olarak görmek ve benimsemek gerekmektedir.

Kamu idarelerinde etkin bir iç kontrol sistemi kurulması ile ilgili ayrıntılı bilgi almak isteyen Kamu İdareleri, bkaya@controlsolutions.com adresine e-posta göndermek suretiyle bana ulaşabilirler.

 

Hits: 519

Bir Cevap Yazın

E-Posta adresiniz yayınlanmadı

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Yukarıya Git