Tüm dünyada iş hayatında çok güncel trendler var. ERP yatırımları, big data ve data analitiği yaklaşımları, endüstri 4.0, çeşitli karar destek sistemleri, bulanık mantık ve yapay zeka uygulamaları, iş zekası yazılımları, GRC yazılımları, vb. Hepsi de spesifik bir veya birden çok amaca hizmet eden, temelinde yönetsel karar almayı, süreçlerde verimliliği, hızı ve ürün/hizmette kaliteyi artırmaya yönelik, farklılaşmayı destekleyen son derece de faydalı araçlar.

 

Bu trendleri uygulamamak, adeta oyunun dışında kalmak gibi algılanıyor. Dünyada sosyal psikoloji alanındaki FOMO (fear of missing out) kavramını duymuşsunuzdur. FOMO, ana hatları ile gündemi veya trendleri kaçırma korkusudur. Bu korku insanların en son gündemi, ürünleri, teknolojileri, modayı aralıksız takip etmesine ve bunlardan uzak kalmamak için para harcamasına yol açar.

 

Yakından gözlemlediğim pek çok şirkette de bu FOMO durumunu gözlemlemekteyim. Bu şirketlerin sahipleri, yönetim kurulu üyeleri, üst yöneticileri ve hatta uzmanları, sürekli yeni çıkan teknolojileri, hizmetleri, ürünleri ve yazılımları takip eder vaziyetteler. Örneğin rakibiniz çok iyi bilenen yabancı menşeili bir ERP sistemine yatırım mı yaptı, sizde de hemen bir FOMO durumu oluşuyor. Rakibim bu yatırım ile benim önüme geçer mi korkusu hakim hale geliyor. İhtiyacınız olmamasına ve mevcut ERP’ niz size yetmesine rağmen gidip alıyorsunuz. Rakiplerinizden bir tanesinin, endüstri 4.0 için kurumsal zemin hazırladığını mı duydunuz, haydi, geri kalamamak lazım bizde araştıralım, eğitim alalım, danışmanlar tutalım diyorsunuz. Yönetim danışmanı olarak şirketinizde bulunan, hayatında hiç kimseyi yönetmemiş! ama patrona olan yakınlığı nedeniyle kendisine mecburen güvenilen danışmanınız big data veya CRM uygulamaları ile şirketinizi daha iyi ve etkili yöneteceğinizi mi söylüyor, hemen gerekli yazılım ve donanım yatırımlarını yapmak üzere bütçelendiriyorsunuz.

 

Bill Gates’ in meşhur bir sözü var. Süreçleriniz kötü ise, teknoloji yatırımları onları iyileştirmez, eskisinden de kötü hale getirir diyor. Katılıyor ve bende şunu ekliyorum: “şirketiniz kötü yöneticiler ile kötü yönetiliyor ise teknoloji tüm işleri daha kötü hale getirir”. 

 

Bunun üzerinde biraz düşünmek gerek. Şirketinizin farklılaşarak rekabet avantajı sağlaması, gelir ve karlılığını artırması, maliyetlerini daha iyi yönetmesi ve kurumsallaşması için atılacak ilk adım teknoloji yatırımları mı olmalı?

 

Şirketlerde kötü yönetimin veya yetersiz performansın sorumluluğunu ve suçunu teknolojiye atmak herkes için en kolayıdır. “O işi kaçırdık çünkü ürün maliyetlerimizi doğru hesaplamamıza imkan veren bir ERP sistemimiz yok” açıklaması, hem üretim, hem muhasebe, hem de satış pazarlama birimlerini kurtarır. Oysa şirkette şunu sorgulayan bir iç mekanizma yoktur: “bizim neden sağlıklı bir maliyet muhasebesi sistemimiz yok”. Hadi sağlıklı olmasını geçtim, neden oturup ciddi ve gerçekçi bir maliyet hesabı yapamıyoruz. Cılız sesler çıksa bile, hemen susturulur. ERP tüm sorunları çözecek denir. ERP yatırımı yapılır. 3 sene sonra, maliyetler hala Excel tabloları ile hesaplanmaktadır! Bu sefer de suçlu ERP’ ye veri girmeyen personeldir. İşleri ERP üzerinden yürütmeyen müdürlerdir. Şimdi de maliyetleri yönetmek için yeni teknolojik araçlar arama vakti gelmiştir!

 

Bence şirketlerin teknoloji ile kötü yönetimi kapatma imkan ve ihtimali yoktur.

 

Stratejik yönetim, performans yönetimi, maliyet yönetimi, pazarlama stratejileri, satış, risk yönetimi ve kalite yönetimi gibi sistemler, önce sistem olarak, yönetim yapısı içinde, insanlarca tasarlanmalıdır. Politika ve prosedürleri oluşturulmalıdır. Siz bir maliyet muhasebesi sistemi oluşturmadan, bir bütçe sistemi tasarlamadan, performans yönetimi veya risk yönetimi prensiplerinizi belirlemeden, tüm işin ERP veya uygulama yazılımları ile çözüleceğini düşünüyorsanız yanlış yoldasınız.

 

Bugün pek çok şirket, kendi sektörel yapısı, süreçleri, örgüt kültürü, organizasyonu veya insan kaynağı yetkinliğine bakmadan, FOMO duygusu ile, ERP yatırımları yapıyor. Bir ERP çözümü alındığında, şirket daha çok büyüyecek, daha karlı olacak, daha iyi yönetilecek diye düşünüyor. Bu bence sektörel bir moda olmanın ötesinde, bir hata. Süreçlerini tasarlamamış, süreç yönetimi yapmayan, iç kontrol sistemine sahip olmayan pek çok şirket, yabancı bir ERP çözümü ve o çözümün uzman/danışmaları tarafından önerilen kalıba girmeye çalışıyor. Kalıba girmek zorunda kalıyor. Bu tür hazır giyim çözümleri elbette tüm boyutları ile size uymuyor. Uydurmak için ERP yatırımından çok daha fazla bir kaynağı, uyarlama çalışmalarına ayırmanız gerekiyor.

 

Yine de şirketler bu yatırımları yapıyor. Çünkü yanlış yöne bakıyorlar.

 

Bakmaları gereken ilk nokta şirketin yönetim ve organizasyon yapısı, kültürü, iş yapış tarzı, mevcut süreçleri ve işleyişi. Performanstan memnun olmayan veya performansı iyileştirmek isteyen tüm patronların; yeni teknolojiler ve havalı danışmanlara sarılmadan önce, kendi şirketlerinin fotoğrafını çekmeleri gerekiyor. Bir öz eleştiri, öz değerlendirme sürecini, içeridekilerin etkisi altında kalmadan, mümkünse dışarıdan uzmanlara, iç denetim kapsamında yaptırmaları gerekiyor.

 

Şirketlerin performansı, şirket içi yöneticilerin performansı, yönetim yapısı, organizasyon, iş süreçleri ve kurumsal kültür analiz edilmeden, yeni teknolojilere yatırım yapılmaması gerekiyor. Bu analiz sonrası ise, kurumsal yapıya en uygun, size uyum sağlayabilecek, esnek çözümlerin tercih edilmesi gerekiyor.

 

Şirketinizin kurumsal yapısını ve performansını büyük kaynaklar harcayıp yeni teknolojiler elde etmenden önce, yönetmeyi bilen yöneticiler ve doğru yönetim teknikleri ve sistemleri ile iyileştirmeniz mümkün.

 

Çağın ruhunu yansıtan, verimlilik ve hız kazandıran, maliyet avantajları ortaya koyabilecek, “şirket yapısı ve kültürü” ile uyumlu teknolojik yatırımlara her zaman EVET. Ancak, bu şartlı bir EVET. Önce analiz, sonra yönetim ve organizasyon yapısının güçlendirilmesi, kurumsal sistemlerin oluşturulması, işletilmesi ve en son da bunların kurum kültür ve yapısına en uygun yeni teknolojiler ile desteklenmesi aşamaları dahilinde hareket edilmeli.

 

Kurumsal performansı artırmak istiyorsanız doğru yere bakmanız gerekiyor. Bu da kendi iç yapınız, yönetsel yetkinlik ve kabiliyetleriniz ile yönetsel zafiyetlerinizdir.

 

Stratejik yönetime geçmemiş, stratejik amaç ve hedefler belirlememiş, bu hedeflere ulaşmak için rekabet stratejilerini tanımlamamış, bu hedefleri, göstergeler ile izlemeyen, en üstten en alta, yöneticilerine hedefler veremeyen ve onların performansı ile ürün/hizmet maliyetlerini, müşterilerini ve risklerini takip edecek sistemleri daha Excel seviyesinde dahi oluşturmamış bir şirket, en son sürüm ERP sistemleri, en son versiyon veri tabanları, en ileri endüstri 4.0 uygulamalarına yatırım yapsa ne olur?

 

Yüksek kurumsal performans elde etmek ve yönetsel sorunları çözmek, öncelikle yönetim kalitesini artırmaktan geçiyor. Yönetim kalitesi için de yöneten, yönetilen ve sistem (doğru teknoloji çözümünün seçimi en son adım olmalı; önce tasarım, politika ve prosedürler hayata geçirilmeli, uygulama yapılmalı, sonuçlar görülmeli ve kendi yapımıza en uygun yeni teknoloji çözümü ile bu sistemler bir üst seviyeye taşınmalı) unsurlarının iyileştirilmesine öncelikle odaklanmak gerekiyor.