Yunanistan ekonomisi ile ilgili belirsizlik devam ediyor. ABD ve Avrupa Birliği ekonomileri toparlanma sinyalleri verse de, halen toparlanma için güçlü işaretler gelmiyor. Çin’ de büyüme yavaşladı. ABD’ nin piyasadaki fazla Dolar likiditesini geri çekmek için gün saydığı bir ortamdayız. Yunanistan başta olmak üzere, Avrupa ekonomilerinde bir zayıflama, Euro’ nun olası değer kaybı, hem AB, hem de ABD eksenli faiz artırımları neticesinde uluslararası sıcak sermayenin gelişmekte olan ülke piyasalarından hızlı çıkışları ve doğrudan yatırımların azalması ülkemiz ekonomisi için oldukça büyük riskler. Üstelik de son derece büyük bir siyasi belirsizlik ortamı ile sınırlarımız yakınındaki istikrarı bozucu terör tehdidi de cabası.

 

Malum 2009 yılı hariç son 13 senedir büyüyen bir Türkiye var. Dünyanın en büyük 17. ekonomisi olan Türkiye’ nin ekonomisi, tüm boyutları ile uluslararası gelişmelere ve bu gelişmelerden kaynaklanan risklere açık halde. Elbette 2001 yılındaki kadar kırılgan bir ekonomimiz yok. Bütçe açığı ve cari açık konularında fena noktada değiliz.  Ayrıca bankacılık sistemimiz de 2001 krizi ile karşılaştırıldığında daha sağlam gözüküyor. Şirketlerimiz inovasyon, verimlilik, nakit yönetimi gibi konularda, o zamanlara kıyasala daha tecrübeli.

 

Öte yandan, cari açık yapısal bir sorun. Emtia fiyatlarındaki hızlı yükselişler, burada sıkıntı teşkil edecektir. Ayrıca koalisyon hükümetleri de kemer sıkma yanlısı olmayabilir. Yani seçmenlere yapılan taahhütler nedeni ile faiz dışı bütçe açıkları da şu anki seviyelerde kalmayabilir. İkiz açıklar ekonomi açısından kırılganlığa yol açabilir.

 

Peki bu denli büyük siyasi ve ekonomik risklere ekonomimiz ve ekonomimizin can damarı olan şirketlerimiz hazır mı? Şirketlerimiz, yukarıda bahsedilen riskler sonucu faiz, döviz ve enflasyon parametrelerindeki bozulmadan kaynaklanabilecek küçülme ve işsizlik risklerine ne kadar hazırlıklı?

 

Şirketlerimiz, olası bir ekonomik kriz tehdidine karşı nasıl hazırlık yapmalılar?

 

Bu noktada, Control Solutions International Türkiye olarak birlikte çalıştığımız ve danışmanlık hizmetleri verdiğimiz şirketler için ekonomik kriz ve sonrası dönemlerde uyguladığımız önemli bir strateji ve bu stratejiyi destekleyen önemli bir aracı sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu strateji ve beraberindeki araç, birlikte çalıştığımız pek çok özel sektör şirketini kriz dönemlerinde ayakta tuttu. Hatta bunlar arasında, krizden güçlenerek çıkanlar oldu. Bu strateji ve buna bağlı araç, kesin bir kararlılık ile uygulanır ise şirketler hem ekonomik krizlere daha hazırlıklı olacak, hem de olası bir krizden sağlam olarak, hatta güçlenerek çıkabilecektir.

 

Kriz öncesinde krize hazırlık yapmak gerekir. Bize bir şey olmaz varsayımından uzaklaşmak, ekonomiye ve şirketinizin içine gerçekçi bir bakış açısı ile bakmak gerekir. İşler iyi giderken, konjonktürel olarak herşey yolundayken Yönetim Kurulları tarafından genellikle gerek görülmeyen bu “içe bakış” stratejisi, “işlerin kötü gidebilme ihtimalinde” hızla devreye alınmalıdır.

 

Burada temel strateji, şirketin olası bir ekonomik krize hazır olup olmadığının, olası bir kriz durumunda operasyonların ve mali yapının sağlamlığı ve yeterliliğinin değerlendirilmesi ve şirket imkanları ile sağlanabilecek tüm iyileştirmelerin, mümkün olan en kısa süre içinde ve bir aciliyet dahilinde planlanması ve uygulanması esasına dayanır. Bunun gerçekten objektif, bilimsel olarak geçerli ve uluslararası ölçütlerde bir değerlendirme ile yapılması gerekmektedir. Kısaca, bir şirketin fırtınaya hazırlıklı olup olmadığına bakılır. Şirketin iç işleyişi, yönetim ve organizasyon yapısı, karar süreçleri, kaynak ve varlıklarının kullanım öncelikleri, etkinlik ve verimliliği artırma anlayışı çerçevesinde iyileştirilir.

 

Bu temel strateji çerçevesinde, kullanılacak en önemli araç “operasyonel denetim”dir. Operasyonel denetim, konu ile ilgili yetkinliğe ve gerekli mesleki sertifikasyonlara sahip şirket iç denetçileri veya dışarıdan profesyonel olarak hizmet sağlayan iç denetim danışmanlarınca sağlanır. Operasyonel denetim, tüm dünyada özellikle gelişmiş ülkelerde şirketlerin kendilerini krizlere hazırlamada ya da krizlerden güçlenerek çıkmak amaçlı faydalandıkları çok önemli bir araçtır.

 

Operasyonel denetim, şirketlerin iş süreçlerinin, kaynaklarının, varlıklarının etkin, ekonomik ve verimli yönetilip, yönetilmediğine yönelik bir değerlendirme olup, ayrıca şirketlerin mevcut performansını da ortaya koymaktadır.  Operasyonel denetim ile şirketin tüm iş süreçleri ve faaliyetleri etkinlik, ekonomiklik ve verimlilik odaklı bir bakış açısı ile değerlendirilmekte ve iyileştirilmektedir.

 

Operasyonel denetimlerde genellikle gelir ve/veya gider odaklı tüm iş süreçleri, farklı perspektifler dahilinde değerlendirilir, denetlenir. Gider merkezleri ve gider oluşturan süreçlerde ekonomiklik ve verimlilik, gelir oluşturan süreçlerde, etkinlik ve inovasyon bazlı değerlendirmeler yapılır. Kriz öncesi ve sonrası dönemlerde gerçekleştirilen operasyonel denetimlerde amaç; şirketin tüm faaliyetlerinin, dış çevrede olan gelişmeler ve dışsal çevre faktörleri çerçevesinde bu yeni ortam ile uyumlandırılması, maliyet ve tasarruf odaklı iyileştirmeler ve gelir artırıcı ya da nakit döngüsünü iyileştirici tedbirler ile şirketin finansal yapısının güçlendirilmesidir. Krizlere hazır olmak ve güçlü çıkabilmek için, krizlere güçlü bir operasyon ve güçlü bir finansal yapı ile girmek gerekir. Kriz döneminde oluşabilecek tüm operasyonel ve finansal riskler önceden öngörülerek, bunlar için uygun stratejiler önerilir ve uygulamaya alınır.

 

Operasyonel denetim şirketin tüm iş süreçleri ve/veya fonksiyonlarının, performans, katma değer ve verimlilik yönlerinden değerlendirilmesidir.

 

Control Solutions International Türkiye olarak, çeşitli sektörlerdeki müşterilerimize sunduğumuz operasyonel denetim hizmetleri sonucu elde ettiğimiz tecrübeler ışığında bazı görüşlerimi sizlerle paylaşmak istiyorum: 

 

• Şirketler için kriz dönemlerinde verimlilik ve ekonomiklik en önemli ihtiyaçtır. Şirketlerin insan kaynakları, bilgi sistemleri, raporlamalar, üretim, satın alma, depo ambar, stok yönetimi, lojistik, satış ve pazarlama süreçlerinin gözden geçirilmesi ve mümkün olan tasarruf tedbirlerinin uygulanmasını gerektirir. Bu iş süreçlerinde, verimlilik ve ekonomikliği odakta tutan analizler gerçekleştirilmesini gerektirir. Yapılan araştırmalar, en verimli şirketlerde bile, asgari %10 oranında verimlilik artışları sağlanabileceğini işaret etmektedir. 
• Süreç analizleri ve verimlilik odaklı iyileştirme çalışmaları sonrası, mevcut insan kaynakları analiz edilerek, mümkünse yeni görev tanımları oluşturularak, iş ve görev dağılımı verimliliği destekler şekilde yeniden düzenlenmelidir. İş gücü fazlası doğru ve objektif olarak tespit edilmeli, fazla iş gücü eksik iş gücü olan yerlerde değerlendirilmeli ya da atıl kapasite, sosyal sorumluluk ilkeleri ve insani yaklaşımlar çerçevesinde yönetilmelidir. Bu noktada, şirketin atıl insan kaynağını, gerekir ise dış uzmanlar yardımı ile kendileri için dışarıda daha uygun işlere yönlendirecek bir “işe yerleştirme” programı uygulaması yerinde olacaktır.
• Şirketler, insan kaynakları ile ilgili atıl kapasiteyi yukarıdaki strateji ile yönetmek yerine, içeride yeniden bir çalışma ve mesai düzenlemesine de gidebilirler. Haftalık çalışma saatleri ve buna bağlı ücretlerde geçici bir yeniden yapılandırma olabilir. Mesailer farklı şekilde düzenlenebilir. Bu tür tedbirler ile %3-5 arası bir verimlilik sağlama imkanından bahsedilebilir.
• Özellikle beyaz yaka iş gücü ile yapılan veya dışarıdan dış kaynak kullanımı ile hizmet alınan BT, CRM, Halkla İlişkiler, hukuk  veya mali hizmetler için bir sınırlama getirilebilir. Bu tür hizmetler, iç kaynaklar ile sağlanmaya çalışılabilir. Bu tür hizmet sağlayıcılar ile olan sözleşmeler yeniden gözden geçirilebilir. Bu tür hizmetler ile ilgili web tabanlı yazılım çözümlerinden faydalanılması ve teknolojinin daha etkin kullanılması sağlanabilir. Örneğin dışarıdan bir CRM veya Sosyal Medya Pazarlama hizmeti alınıyor ise, bu hizmetin bir kısmının veya tamamının, web tabanlı veya bulut uygulama desteği ile içeriden sağlanması düşünülebilir.
• Şirketin BT altyapısı ve yönetişimi gözden geçirilerek, daha maliyet etkin çözümlere geçiş çalışmaları yürütülebilir. Mevcut yazılım ve donanımdan daha etkin faydalanmanın yolları araştırılabilir. Bunun için bir envanter çalışması yapılabilir. Kısa vadede kritik olmayan veya ekonomik olmayan bazı sistem, yazılım ve donanım yatırımları ertelenerek, içeriden çözümler üretilmeye çalışılabilir.
• Şirketin genel yönetim giderleri kapsamındaki diğer cari harcamaları analiz edilerek, buralardan tasarruf sağlanmaya çalışılabilir. Örneğin, şirketin araç kiralama işlemleri, akaryakıt alımları, promosyonlar, vb. harcamalar ile satış teşvikleri ve primler gibi diğer satış pazarlama giderleri yeniden gözden geçirilebilir.
• Bu dönemde stok yönetimi ve en optimal stok maliyeti ile çalışmak önem taşır. Stok yönetimi ile ilgili model ve uygulamaların gözden geçirilerek, aşırı stokların uygun stratejiler ile eritilmesi ve likiditenin artırılması önerilmektedir.
• Bu dönemde stan alma yapılırken kazanıldığı asla unutulmamalıdır. Kriz öncesi veya kriz dönemlerinde, satış ne kadar zorlaşır ise satın alım o kadar kolaylaşmaktadır. Satın alım koşullarında iyileşme sağlamak, tedarikçiler ile yeni ve avantajlı sözleşmeler yapmak, ödeme vadelerini tahsilat vadeleri ile uyumlu olacak şekilde ve hakkaniyet ilkelerini çiğnemeden uzatmak gibi konular şirketlerin satın alım yaparken, kendilerini yeni döneme uyumlandırmaları açısından önemli olacaktır.

 

Diğer tarafta, işin birde gelir ve güçlü nakit akışları sağlama boyutu var. Elbette sadece maliyet odaklı tasarruf tedbirleri ve verimlilik artışları yeterli değildir. İşin gelir ve karlılık tarafı da en az diğer unsurlar kadar önemlidir. Operasyonel denetimlerde satış ve pazarlama, iş geliştirme, sözleşme yönetimi, ihale yönetimi, ürün geliştirme, ARGE gibi süreçlerin de farklı bir bakış açısı ile değerlendirilmesi gerekir. 

• İnovasyon bu dönemde üzerinde en sık durulması gereken konudur. Ürün, hizmet, süreç, teknoloji, yöntem, kapsam veya rekabet stratejilerinde inovasyon yapılması, şirketi ayakta tutacak ve krizden güçlenerek çıkartacak en önemli stratejidir. Yeterli düzeyde inovasyon yapılıp yapılmadığı değerledirilmelidir. İnovasyon kültürünü şirket içinde yaygınlaştıracak öneriler geliştirilebilir.
• Müşteriler için özel avantajlar sağlamanması (ödeme koşulları, teslim, satış sonrası hizmetler, elektronik iş modelleri) önerilmektedir. Bu sayede, müşteri memnuniyetini ve sadakatini artırmak ve yeni müşteri kazanmak mümkün olabilecektir.
• Müşteriler için ürüne/hizmete ek bazı ürünler/hizmetler sunmak ve müşterilere değer katmak yolu ile satışları artırmak mümkündür.
• Ürün ya da hizmetin, diğer ürün ya da hizmetlerden farklılaşmasını sağlamak, rekabet avantajı sağlayacak, tercih sürecini müşteri açısından düşük fiyat rekabeti ekseninden çıkartacaktır.
• Nakit planlamasını iyi yapmak, şirketin nakit akışlarını en önemli öncelikler doğrultusunda yönetmesine imkan verecektir.
• Nakit akışlarını güçlendirecek projelere öncelik vermek, kurumsal kaynakları güçlü nakit akışı sağlayacak işlere odaklamak etkili bir stratejidir. Burada bir stratejik önceliklendirme yapmak gerekmektedir.
• Alacak tahsil sürelerini kısaltacak tedbirler almak, mümkünse sorunlu müşteriler ile yolları ayırmak şirketin enerjisini daha iyi müşterilere yönlendirmesini sağlar.
• İyi sözleşme yönetimi yapmak, gelir, nakit ve karlılık açısından önemlidir.
• İçerik üretimi, dijital pazarlama ve sosyal medya iletişimine önem vermek, şirketin pazarlama fonksiyonunun en önemli unsurlarından bir tanesi olarak değerlendirilmelidir.

Operasyonel denetim şirketler açısından pek çok imkanı beraberinde getirmektedir. Bu denetimler sonucunda, şirketlerin krizlere ve zor dönemlere daha iyi hazırlanmaları, zor dönemlerden geçerken de bu hazırlık sayesinde bu tür krizlerden daha güçlü çıkmaları mümkün hale gelmektedir. Şirketim olası bir krize ya da zor döneme hazır mı? Şirket olarak ve şirketimin tüm süreç ve fonksiyonlarımda performansım nasıl? İyileşme sağlama imkanı var mı? Operasyonlarımı daha da verimli hale getirebilir miyim? sorularını soran tüm şirket Yönetim Kurullarına, operasyonel denetim hizmetlerinden faydalanmalarını öneriyoruz.